Maandelijks archief: juni 2017

Organiseert u volgens de #hark, mijn voorkeur gaat uit naar de #cirkel

Geplaatst op door

We leven in tijden van disruptie, de afgelopen eeuw gingen gepaard met een enorme vooruitgang. Veel ziekten zijn te genezen, arbeid is minder zwaar geworden, armoede is afgenomen en als je naar het relatieve aantal slachtoffers van oorlogen kijkt is ook dat aan het dalen. Alleen het klimaat is misschien niet vooruit gegaan, maar als je bedenkt dat we met 7 miljard mensen de aarde moeten delen is dat ook niet vreemd. Ik ben positief over de toekomst dus ik denk dat de redelijkheid het zal winnen van hen die denken dat de aarde niet opwarmt. Op het meeste heeft de mens vooruitgang geboekt, op een ding staan we echter al eeuwen stil, de wijze waarop we leiding geven aan organisaties. 

Kijk maar naar een organogram, wat zie je? Iemand aan de top … de CEO … de baas … de sterke man of vrouw … de persoon die de leiding geeft. Of je nu een bedrijf, divisie, afdeling, team of een project managet. Top-down is het heersende paradigma, dat van de hark. De belangrijkste projectmanagementmethode, PRINCE2, kent de Executive een ongekende macht toe en wanneer dat niet werkt zeggen zelfbenoemde goeroes dat de opdrachtgever zijn rol moet nemen. In wezen roepen ze op tot een dictatuur, met de opdrachtgever als Koning en de projectmanager als zijn leenheer. Is het niet vreemd, dat we vinden dat landen, gemeentes op een democratische manier bestuurd moeten worden, terwijl we dat niet vinden voor het bestuur van (project)organisaties. Dat is naar mijn mening aan revisie toe. Ik roep elke manager op om de hark te vervangen door de cirkel. Om het verlichte despotisme van de manager te veruilen voor de wijsheid van menigten!

Van oudsher verzamelden mensen zich rond het kampvuur om te overleggen, de cirkel is ons aangeboren. Niet de rechthoekige tafels met in het middelpunt of aan het hoofd de voorzitter. Maar de cirkel van mensen die gelijkwaardig zijn en hun unieke talent inzetten ten bate van de organisatie waarvoor zij werkzaam zijn. De hark gaat over command and control, over wantrouwen. De cirkel over vertrouwen en over verbondheid. Als u behoefte voelt te reageren in mijn timelines zegt dan niet dat dit nooit zal werken, maar vertel mij waar uw liever werkt? Een plaats van wantrouwen of juist een van vertrouwen. Geef mij maar de cirkel, waar ik mijn collega’tain’taan kan kijken. Waar het lot van de organisaties in ons aller handen ligt.

Gelukkig is er een revolutie gaande die onze projecten en onze afdelingen blijvend zullen veranderen. Ik denk dat vele lijn- en projectmanagers deze revolutie niet zullen doorstaan. Maar gelukkig zijn er anderen die hun plaats in zullen nemen en de krachten in mensen de ruimte geven en benutten tot heil van onze wereld. Voor goede, dienende leiders is er altijd een plek, voor leiders van de cirkel, maar niet meer voor de horken van de hark!

#risico managen of #onzekerheid omarmen, aan jou de keus

Geplaatst op door

Ik las een aantal jaren geleden een indrukwekkend boek over risicomanagement (The failure of Risk Management), het is de moeite waard om te lezen. Een van de stellingen die de schrijver maakte is dat een risicoanalyse die niet kwantitatief is eigenlijk zo goed als zinloos is. Ik ga zijn argumenten niet herhalen, maar neem van mij aan dat deze overtuigend genoeg waren. Ik raad je aan om het boek aan te schaffen, helemaal wanneer je projectmanager bent en je vak serieus neemt. Dat boek heeft mij gestimuleert om mijn kennis van formele kansberekening op te halen, te oefenen met Monte Carlo simulaties en het doorgronden van het theorema van Bayes. Ook heb ik mij verdiept in reële  optie analyse omdat deze techniek het ultieme is op het gebied van risico’tain’ten financiele investeringsbesluiten. Toen ik Bayes gebruikte om het effect van veel risicomaatregelen toepaste kwam ik tot een onthutsende ontdekking. De meeste maatregelen die we nemen hebben weinig effect op de uiteindelijke uitkomst. De enige die echt effect heeft, is wachten op meer informatie! Denk je eens even in, het meeste wat we doen aan risico’tain’theeft weinig effect. Dat is een pijnlijke conclusie die, naar alle waarschijnlijkheid, de meeste van mijn lezers niet willen accepteren. Toch lezen we doorlopend dat projecten niet dat opleveren wat we in aanvang ervan verwachten, hetzelfde geldt voor grote transities, fusies, en ga zo maar door. Regelmatig duikt het percentage 70 op. 

In het boek Six simple rules haalt de auteur een onderzoek aan over hoe de wereld is veranderd. Ten opzichte van 1955 hadden CEO’tain’tin 2010 met zes keer zoveel factoren te maken. Het management had daarop gereageerd door onze organisaties vijfendertig keer zo gecompliceerd te maken. Als je het boek niet wilt kopen, dan kun je op youtube Yver Morieux dit horen uitleggen (link). In het managen van projecten is er iets soortgelijks gebeurd. We hebben de best-practie uitgevonden en we zijn methoden gaan schrijven. In een vorige blog heb ik al beargumenteerd waarom in PRINCE2 de culminatie van single-loop learning vindt. We hebben een methode, het werkt kennelijk niet zoals gewenst en we blijven verfijnen. Stel nu eens, dat we daardoor juist onze projecten veel complexer gemaakt hebben. Net als de managers die onze organisaties 35x complexer hebben gemaakt terwijl zes keer voldoende was geweest? Ik denk dat we moeten stoppen met het managen van risico’s! Maar wat dan?

Een totaal andere aanpak is het omarmen van de onzekerheid. Onzekerheid is net als de zwaartekracht, je kunt er niet aan ontsnappen. Wel eens geskied? Wanneer je stopt te vechten tegen de zwaartekracht en in plaats daarvan deze omarmt, dan wordt het ineens een stuk prettiger en kom je soepel naar beneden. Anders ook wel, maar met minder lol.

Als we onzekerheid omarmen, dan nemen we iets minder de tijd om van te voren alles uit te zoeken. Als er iets mis is aan waterval, dan is dat het de neiging in ons oproept om meer uit te zoeken dan dat we op een bepaald tijdstip kunnen weten. Als je voor het eerst een piste afskied dan weet je nog niet precies hoe deze eruit ziet, je kunt je een voorstelling maken, maar pas op het moment dat je er van afgaat weet je wat de werkelijke conditie van de sneeuw is. Als je de onzekerheid omarmt dan worden de fasen in de waterval onheroepelijk korter. Als je het dan mis hebt, dan kom je er snel achter. Een kortere fasering dus. Maar is dat voldoende? Misschien, maar meestal niet. In alles wat je doet test je doorlopend de aanname die je maakt. Elke planning is een aanname, die naar alle waarschijnlijkheid niet juist is. Op basis van de uitvoering en de informatie die je dan krijgt, doe je nieuwe aannames, die je weer opnieuw toetst. Dit is de klassieke Deming cirkel: plan-do-check-act. Deze is nooit bedoelt als een beheerscyclus! Het is de wetenschappelijke methode waarin we hypotheses toetsen. Binnen SCRUM is dit tot in het extreme doorgevoerd. We omarmen onzekerheid en per sprint bepalen we welke functionaliteit we opleveren, een sprint duurt een korte overzichtelijke periode. We weten hoeveel mensen en hoeveel tijd, kortom kosten zijn redelijk voorspelbaar en de doorlooptijd staat vast. Iemand met verstand van zaken bepaalt wat we doen, mooi toch. Je krijgt de meeste waar voor je geld.

Dat is onzekerheid omarmen.

#Agility and the Art of Peace

Geplaatst op door

The Western World is paralized by the paradigm of order and control. It is the leading thought in all the managerial systems that we have build. It’tain’ta model that we have exported all over the world. This model is insufficient to cope with the challenges of the modern world with its 7,000,000,000 inhabitants connected by the internet. We need to accept that change is coming. Or as the people from Games of Thrones often say: “Winter is coming.” 

Recently I read a beautiful verse out of “The Art of Peace” written by Morishei Ueshiba the founder of Aikido. I’m not a practitioner of this martial art, but still it did inspire me to write this blog. Let me quote this verse, and elaborate on it to see how it can help us to improve our agility.

In extreme situations, the entire universe becomes our foe; at such critical times, unity of mind and technique is essential – do not let your heart waver!

You cannot win from the universe when you are in an extreme situation, although it is our tendency to start solving the problem, perhaps we should consider the alternative. There are times, when things become extreme, that a soution is impossible. Then only one course of action wil work! Not your problem solving capabilities, but instead your patience your ability to stay at one place and to bent with the wind, that wil save you. Unity of mind and technique, now what does this mean?

Let’tain’tstart with the technique, this is learned by practice, you need to trust the agile practices: short feedback loops, self-steering, cadance, retrospectives, customer value, just to mention a couple. Even when it doesn’twaspay back at once, don’twasfall back on the old ways to soon. One important lesson in life is: Don’twasmake important decsions when crisis enters on the scene. Do not waver, be still. The techniqie will save you. When reading unity of mind I immediately thought about not trying to fabricate some hybrid between waterfall and agile, that will not work. Be still and trust, that’tain’tthe main thing. 

Dear Westener, you cannot implement agile, it is something that you need to learn. Again, and again, it never stops and it is never finished.