Projectmanagers hebben beheersing altijd fout begrepen

De hele projectmanagementtheorie is zo verouderd als maar kan en zij is door en door rot. De mensen die projecten in beheerste omgevingen hebben bedacht zijn verantwoordelijk geweest voor een paradigma dat niet meer in deze snel veranderende tijden werkt. Ik vraag me zelfs af in welke mate het uberhaupt ooit gewerkt heeft. Het hele idee dat je een organisatie van te voren kunt ontwerpen is iets wat alleen in de sprookjesboeken voor managers voorkomt.

In ‘Making Sense of the Organisation’ van Karl E. Weick schrijft hij over het vermeende vermogen van de manager om de activiteiten van zijn ondergeschikten zowel te coordineren als te beheersen. Dit veronderstelt de volgende aannames:

  1. Beheersing is onevenredig verdeeld (top-down).
  2. Mensen leggen beheersmaatregelen op.
  3. Activiteiten zijn het object van die beheersing.

Wanneer we dit bezien in het licht van de agile ontwikkeling dan stel ik dat zolang je nog denkt dat dit juiste aannames zijn, dat je dan nog niet de juiste mindset hebt om de beloften van Agile te oogsten. Dan is het nodig dat je alsnog een paradigmaverschuiving ondergaat. Weick stelt drie alternatieve aannames voor:

  1. Beheersing is evenredig verdeeld (zelfsturing).
  2. Ideeen zijn de oorzaak van beheersmaatregelen.
  3. Ideeen zijn het object van die beheersing.

Het klassieke beeld van de organisatie is die van de hark met de CEO aan de top. Een sterke man of vrouw die de richting uitzet en deze met ‘beveel en heers’ implementeert in de organisatie. Met belonen en straffen werd de visie gerealiseerd. Maar dat, dat werkte niet. Hoe dan?

Wanneer we de organisatie zien als een stad met inwoners, de burgemeester heeft wel een belangrijke rol maar z/hij is zeker niet de baas. Een stad gedijt bij grote mate van zelfsturing en organisatie. De overheid zorgt voor de grenzen, maar daar houdt het mee op. De wijze waarop men beheerst, heeft te maken met de organisatie die we willen bouwen. Het idee is leidend. Daarom zijn de agile waarden en principes uit het Manifesto ook zo belangrijk, zij vertegenwoordigen een idee en dat idee zorgt voor de beheersing die nodig is.

Wat we moeten beheersen zijn de ideeen? Het is de mindset die we moeten bewaken, niet de activiteiten die de mensen doen, dat kunnen de teamleden zelf wel. Agile Leiders bewaken de mindset, niet meer en zeker niet minder.

Er is geen #businesscase voor #opdrachtgevers en #businesscases

Ik wil beginnen met een stukje geschiedenis. Mijn allereerste project was in het begin van de tachtiger jaren van de twintigste eeuw (ik vind dat beter klinken dan de vorige eeuw;-). Toen spraken we nog niet over opdrachtgever, eerder hadden we het over de klant. Maar we lieten dat een beetje in het midden. Ook verwachten we niet veel van onze klant of degene die ons op de klus zette. Een projectmanager in die tijd dook in de klus, werkte als het moet tachtig uur per week, en zorgde ervoor dat de klus geklaard werd. Overigens vaak met – net als nu – tegenvallende resultaten op het gebied van doorlooptijd, kosten en opgeleverde functionaliteit. Het duurde langer, kostte meer en leverde meer of iets anders.

Toen gingen we professionaliseren en kopieerden we technieken uit de productiepraktijk in projectmanagement. Er ontstonden methoden en standaards, de belangrijksten waren en zijn in zekere zin nog steeds PRINCE2 en PMBOK, waarbij de eerste een methode zegt te zijn en de tweede een standaard. Ik weet niet of jij het verschil ziet, maar ik ken beiden, wat mij betreft behoren ze tot hetzelfde genre. Pretentieus doch zeer populair, het zal wel aan mijn skeptische en kritische geest liggen. Overigens noemen beiden het belang van op maat maken wel op de een of andere manier. Massaal gingen mensen deze toepassen, in ons deel van de wereld werd het voornamelijke PRINCE2. 

Er zijn een paar zaken in PRINCE2 waar ik mijn pijlen op wil richten: de businesscase en de opdrachtgever of de executive. Deze laatste is eindverantwoordelijk en eigenaar van de eerste. Er staat een uitgebreide lijst met verantwoordelijkheden van de opdrachtgever in de PRINCE2 manual. Als je deze laat lezen aan projectmanagers die nog niet zijn blootgesteld aan PRINCE2 dan kijken ze je verbaasd aan. Ik heb dit een aantal keren gedaan. De meeste projectmanagers vinden dan dat de opdrachtgeverszaken juist door hun gedaan moeten worden. Dat heb ik zelf ook altijd gedacht, totdat ik werd blootgesteld aan PRINCE2.

Toen wij na verloop van tijd in Nederland een kritieke massa PRINCE2 projectmanagers hadden ontstond er hierdoor een behoefte aan trainingen voor opdrachtgevers. Deze voldeden immers niet aan de lijst van verantwoordelijkheden die PRINCE2 noemde. Dat niemand zich publiekelijk heeft afgevraagd of misschien de lijst verantwoordelijkheden fout was, heeft mij altijd bevreemd. Projectmanagement hoort zich aan te passen aan de praktijk en niet omgekeerd. Wie zegt dat PRINCE2 best practice is kan goed verkopen maar heeft het niet bij het juiste eind, het is een practice en daar houdt het mee op.

Wat kunnen we leren van het agile paradigma, geen almachtige opdrachtgeven, geen machtige projectmanager, in plaats daarvan een productowner die de klant vertegenwoordigd. Als we die nu eens overbrengen naar de projectorganisatie. De persoon heeft functioneel inhoudelijke kennis van wat er nodig is. Het is de stem van de klant in het project. Van het hoger management is er een pot geld beschikbaar gesteld om een volgende fase in te gaan. Geen businesscase, maar dat wat ondernemers een veroorloofbaar verlies noemen. Vergelijk het met een aandelenoptie. Het is een fractie van wat de totale kosten van het project kunnen worden. Tijdens de uitvoering sprint men in een vaste candans van de ene increment naar de andere, de productowner bepaalt de inhoud van het werk het team wat ze de volgende sprint kunnen doen. Het schatten van de fase verloopt zoals in een vorige blog is beschreven. Aanvankelijk weet men de doorlooptijd niet zeker, maar na een aantal iteraties kan men redelijke goede voorspellingen doen. Aan het eind van de fase bepaalt men of men verder gaat. Is het antwoord negatief, dan stopt men. Omdat men van te voren besloten heeft dat het verlies veroorloofbaar was kan het alleen maar meevallen. 

Is dit te simplistisch? Ja dat is het! Is het agile? Neen dat is het niet. Je mag het wat mij betreft hybride noemen, maar als je mij een beetje kent dan weet je dat ik dat niet echt zie zitten. Wat is het dan, het is een poging om met de inzichten uit het agile paradigma naar dat van de beheersing te reizen. 

#projectmanagement en de onzin van #scopebeheersing

De eerste definitie die ik hoorde van projectmanagement is het managen van het project binnen de afgesproken tijd en budget en volgens de opgestelde specificaties. Waar we dan voor moesten oppassen is dat we niet te maken krijgen met steeds weer nieuwe eisen van onze klant. Het is de vrees van elke projectmanager. We wapenden ons tegen deze scope-creep door middel van een strakke, vaak contractueel afgedwongen, wijzigingsprocedure. Met de hakken in het zand betreden team en klant het strijdtoneel om aan het eind van de contractonderhandelingen met de samenwerking te beginnen. Resultaat? Iets waar de klant niet op zat te wachten. Als je dan ook nog projectmanager binnen de overheid bent en openbaar moet aanbesteden dan wordt het leven er ook niet prettiger door.

In deze blog probeer ik vanuit het agile perspectief te bewegen naar het overbekende en nog veel gevolgde managementparadigma. Ik noem het paradigma omdat het vooral een sterke overtuiging is hoe je bepaalde zaken moet beheersen. Of het ook wijs is, dat is een andere vraag. Je zou eens met wetenschappers moeten praten over al die technieken, de meeste hebben weinig tot geen voorspellende waarde. Toch vormen ze een belangrijk onderdeel van de praktijk die we elkaar aan leren en praten.

Projectmanagement werkt vanuit een beheersingsparadigma dat niet vriendelijk tegenover veranderingen staat. Heel lang hanteerde ik de spreuk: ‘Een projectmanager vertraagt de planning om de uitvoering te versnellen!’ De onderliggende aanname is dat ik wanneer ik daar voldoende tijd voor neem ik de meeste zaken vooraf kan specificeren en dus kan plannen. Wat blijkt nu in de praktijk van alle dag? Dat dit een foutieve aanname is. Een heleboel is niet goed te voorspellen. Het meeste moeten we allemaal nog ontdekken en in kaart brengen. In mijn vorige blog ben ik in gegaan op schattingen, nu verbreed ik de blik enigzins.

Dat wat zeker is, zouden we volgens het managementparadigma kunnen plannen en opleveren, echter dat werkt niet voor wat we nog niet helemaal zeker kunnen weten. Binnen agile spreken we van een productbacklog met zaken die we willen doen. Regelmatig schonen we deze op door onze wensen in lijn met de behoefte te brengen. Wanneer we de backlog verdelen in zekere producten en producten waar we nog een keuze voor moeten maken, dan zijn we een eind op weg. De zekere dingen schatten we zoals in de vorige blog geschreven, de onzekere gaan we uitzoeken wanneer de tijd daar rijp voor is. Niet zoals als in het managementparadigma, aan het begin van het project, nee tijdens wanneer we het kunnen weten. Stel je eens voor hoeveel tijd dit uitspaart. 

Maar dan zijn we er nog niet, want een ander probleem is de opdrachtgever. Dit is de uiteindelijke beslisser voor elke uitbreiding van de scope. Het is een vreemde snoeshaan, want hoewel deze verantwoordelijk is voor het organisatiebelang (vastgelegd in een businesscase) is het vaak niet de feitelijke gebruiker. Die mag, vertegenwoordigd door een senior gebruiker meepraten in de stuurgroep, maar niet beslissen. Ik stel voor de opdrachtgever af te schaffen en de senior gebruiker vastgesteld budget te geven om als een productowner te besluiten welke producten we voor dat budget willen hebben en kunnen aanschaffen en daar moet hij het dan ook maar mee doen. Er zit nog wel een adder onder het gras wat betreft randvoorwaardelijke producten, maar ook daar kunnen we een soortgelijke constructie voor ontwerpen.

Is dit te simplistisch? Ja dat is het! Is het agile? Neen dat is het niet. Je mag het wat mij betreft hybride noemen, maar als je mij een beetje kent dan weet je dat ik dat niet echt zie zitten. Wat is het dan, het is een poging om met de inzichten uit het agile paradigma naar dat van de beheersing over te brengen. 

Nu we de opdrachtgever hebben geëlimineerd moeten we het ook hebben over de businesscase Dat is het onderwerp van mijn volgende blog.