Ik las een aantal jaren geleden een indrukwekkend boek over risicomanagement (The failure of Risk Management), het is de moeite waard om te lezen. Een van de stellingen die de schrijver maakte is dat een risicoanalyse die niet kwantitatief is eigenlijk zo goed als zinloos is. Ik ga zijn argumenten niet herhalen, maar neem van mij aan dat deze overtuigend genoeg waren. Ik raad je aan om het boek aan te schaffen, helemaal wanneer je projectmanager bent en je vak serieus neemt. Dat boek heeft mij gestimuleert om mijn kennis van formele kansberekening op te halen, te oefenen met Monte Carlo simulaties en het doorgronden van het theorema van Bayes. Ook heb ik mij verdiept in reële  optie analyse omdat deze techniek het ultieme is op het gebied van risico’s en financiele investeringsbesluiten. Toen ik Bayes gebruikte om het effect van veel risicomaatregelen toepaste kwam ik tot een onthutsende ontdekking. De meeste maatregelen die we nemen hebben weinig effect op de uiteindelijke uitkomst. De enige die echt effect heeft, is wachten op meer informatie! Denk je eens even in, het meeste wat we doen aan risico’s heeft weinig effect. Dat is een pijnlijke conclusie die, naar alle waarschijnlijkheid, de meeste van mijn lezers niet willen accepteren. Toch lezen we doorlopend dat projecten niet dat opleveren wat we in aanvang ervan verwachten, hetzelfde geldt voor grote transities, fusies, en ga zo maar door. Regelmatig duikt het percentage 70 op. 

In het boek Six simple rules haalt de auteur een onderzoek aan over hoe de wereld is veranderd. Ten opzichte van 1955 hadden CEO’s in 2010 met zes keer zoveel factoren te maken. Het management had daarop gereageerd door onze organisaties vijfendertig keer zo gecompliceerd te maken. Als je het boek niet wilt kopen, dan kun je op youtube Yver Morieux dit horen uitleggen (link). In het managen van projecten is er iets soortgelijks gebeurd. We hebben de best-practie uitgevonden en we zijn methoden gaan schrijven. In een vorige blog heb ik al beargumenteerd waarom in PRINCE2 de culminatie van single-loop learning vindt. We hebben een methode, het werkt kennelijk niet zoals gewenst en we blijven verfijnen. Stel nu eens, dat we daardoor juist onze projecten veel complexer gemaakt hebben. Net als de managers die onze organisaties 35x complexer hebben gemaakt terwijl zes keer voldoende was geweest? Ik denk dat we moeten stoppen met het managen van risico’s! Maar wat dan?

Een totaal andere aanpak is het omarmen van de onzekerheid. Onzekerheid is net als de zwaartekracht, je kunt er niet aan ontsnappen. Wel eens geskied? Wanneer je stopt te vechten tegen de zwaartekracht en in plaats daarvan deze omarmt, dan wordt het ineens een stuk prettiger en kom je soepel naar beneden. Anders ook wel, maar met minder lol.

Als we onzekerheid omarmen, dan nemen we iets minder de tijd om van te voren alles uit te zoeken. Als er iets mis is aan waterval, dan is dat het de neiging in ons oproept om meer uit te zoeken dan dat we op een bepaald tijdstip kunnen weten. Als je voor het eerst een piste afskied dan weet je nog niet precies hoe deze eruit ziet, je kunt je een voorstelling maken, maar pas op het moment dat je er van afgaat weet je wat de werkelijke conditie van de sneeuw is. Als je de onzekerheid omarmt dan worden de fasen in de waterval onheroepelijk korter. Als je het dan mis hebt, dan kom je er snel achter. Een kortere fasering dus. Maar is dat voldoende? Misschien, maar meestal niet. In alles wat je doet test je doorlopend de aanname die je maakt. Elke planning is een aanname, die naar alle waarschijnlijkheid niet juist is. Op basis van de uitvoering en de informatie die je dan krijgt, doe je nieuwe aannames, die je weer opnieuw toetst. Dit is de klassieke Deming cirkel: plan-do-check-act. Deze is nooit bedoelt als een beheerscyclus! Het is de wetenschappelijke methode waarin we hypotheses toetsen. Binnen SCRUM is dit tot in het extreme doorgevoerd. We omarmen onzekerheid en per sprint bepalen we welke functionaliteit we opleveren, een sprint duurt een korte overzichtelijke periode. We weten hoeveel mensen en hoeveel tijd, kortom kosten zijn redelijk voorspelbaar en de doorlooptijd staat vast. Iemand met verstand van zaken bepaalt wat we doen, mooi toch. Je krijgt de meeste waar voor je geld.

Dat is onzekerheid omarmen.