Veel projectmanagers denken (ten onrechte) dat ze al agile werken

Je herkent het vast wel. Vol enthoussiasme heb je de voordelen van agile werken aan een groepje projectmanagers verteld. Je geeft ze voorbeelden, maar de enige reactie die je krijgt is dat ze dat al deden.

  • ‘Daily standups’ – deden we al.
  • ‘Incrementeel opleveren’ – deden we al.
  • ‘Transparantie’ – spreekt voor zichzelf.
  • ‘Respect voor mensen’ – nogal wiedes.

Daarna krijg je een lijst met mislukte agile klussen, waar je ze dan ook weer gelijk in moet geven. Wanneer je vanuit het ene paradigma iemand in een ander paradigma wil overtuigen dan wandel je samen een doodlopende weg in en zijn jullie je tijd aan het verspillen.

In tegenstelling tot PRINCE2, MSP, of andere standaarden en technieken is Agile dat maar is het een totaalconcept, het is een mindset die uiteindelijk leidt tot een andere meer adaptievere manier van organiseren. Veel van de agile technieken gebruikten en gebruiken projectmanagers nog steeds. Maar afzonderlijk in plaats van in een door de mindset geintegreerd totaalplaatje.

Zowel in de klassieke manier van projectmanagement, als agile organiseren werken mensen vanuit een bepaalde mindset die bepalend is voor de wijze waarop ze technieken gebruiken. Scrum met een klassieke mindset ziet er anders uit dan met een agile mindset. Er is niets mis mee, maar het is scrum en niet agile!

Wanneer je van mindset bent veranderd is het nagenoeg onmogelijk om de wereld van organiseren nog op de ‘klassieke’ manier te beschouwen. Wie eenmaal tot de conclusie komt dat de zon in het middelpunt staat kan niet meer redeneren vanuit de aarde als het centrum van ons planetenstelsel.

Het lijkt soms een onoverbrugbare kloof en dat zou het niet moeten zijn.

Iemand aanvallen met termen als ‘zombie scrum’ zijn niet overtuigend maar eerder een uiting van je eigen verkrampte adoptie van agile werken. Ik probeer de klassieke wereld van projecten te zien vanuit een agile mindset. Ben wars van elke dogmatische discussie, maar verander wel het DNA van de klassieke waterval, waardoor de stage-gates langzaamaan vervagen. Projectmanagers gaan dan vanzelf zien dat zelfsturing een zegen voor hen is. Dat vertrouwen geven beter werkt dan beveel en heers, die ‘klassieke’ projectmanagers zullen zich ook wel een nieuwer paradigma en een agile mindset eigen maken. Sommigen zullen dan tot de conclusie komen dat hun rol overbodig is geworden en voor iets anders kiezen. Daar ben ik zeker van.

Natuurlijk blijft er een groep projectmanagers die dit niet zullen doen. Die vast blijven houden aan hun eigen gelijk. Is dat erg? Ik denk het niet want de meeste van hen gaan binnenkort toch al met pensioen.

Stop met #authentiek te zijn en pas je aan

Hoewel je het niet zou geloven, maar authenticiteit is niet meer van deze tijd. De mensen die mij kennen, weten dat dit begrip ver in mijn allergiezone zit. Onderdruk nu even de neiging om aan mij te vragen ‘wat dat over mijzelf zegt’, want daar heb ik al uitvoerig over nagedacht. Laat ik je het antwoord direct geven, het zit in mijn allergiezone omdat het in mijn allergiezone zit! Punt uit!

Waarom betoog ik dat je moet stoppen authentiek te zijn en in plaats daarvan je aan te passen aan anderen. Om dit te beantwoorden wil ik een observatie met je delen. De meeste berichten, blogs en artikelen over authenticiteit brengen dit altijd in verband met dat je dingen doet, die je niet wilt, omdat anderen dat willen. Uiteraard zijn de primaire opvoeders dan de grootste schuldigen, maar andere kandidaten zoals je partner, je baas of je collega’tain’tworden ook vaak als schuldigen aangewezen. Als je iemand anders leven leidt dan ben je niet authentiek. Ik vraag mij overigens af, hoe dat zou moeten ‘iemand anders leven leiden’. Als iemand daar een manier voor weet dan mag z/hij zich melden.

Kennelijk heeft de roep om authenticiteit altijd te maken met ons gedrag in relatie tot anderen. In het bijzonder gaat het dan om gedrag waarbij we ons ongemakkelijk voelen, of wat we eigenlijk liever niet doen. We reageren op een ‘onvrije’ manier zo heet dat dan. Ik heb in eerdere blogs al eens beargumenteerd dat je ook in dat geval nog steeds jezelf bent. De vraag is nu, blijf je daar mee doorgaan of stop je en ga je doen wat je wel prettig vindt?

De laatste keuze lijkt me, ondanks dat deze voor de hand ligt, een verkeerde keuze! Want stel je voor als iedereen altijd alleen dat doet wat z/hij prettig vindt, wat zou er dan gebeuren? Dan komen we in een dystopische egoistische wereld terecht. Als iedereen alleen maar authentiek zou zijn en alleen maar dat doet waar z/hij zin in heeft, dat zou niet werken. Omdat bijna iedereen wel in teams samenwerkt is authenticiteit zoals men het begrip vaak gebruikt een onwenselijk streven. Veel beter is het als we ons aanpassen aan de behoeften van de groep.

In hoeverre helpt mijn gedrag de ander? Dat moet steeds de centrale vraag zijn. Wanneer iedereen dit zou doen, dan krijg je organisaties die excelleren. Ik besluit met de oproep: Authentieken der aarde, kom uit uw bubbel en pas u aan!

Hoe repareren we #projectmanagement?

Ik vind dat ons denken over projectmanagement radicaal moet veranderen omdat we anders niet goed in staat zijn om de enorme kansen die voor ons liggen het hoofd te bieden. De meeste auteurs over projectmanagement zijn het er over eens: voor een project bepaal je concrete doelstellingen en zorg je ervoor dat je een kwalitatief goed resultaat oplevert binnen tijd en budget. Het lijkt zo simpel, maar toch wringt er iets. Te vaak horen we dat projecten tegenvallen daar waar het gaat om het behalen van de doelstellingen. Dat heeft alles te maken met de verwachtingen die de standaard projectmanagementliteratuur wekt. Immers als het management van een project betekent dat je het afgesproken en van te voren op schrift gestelde resultaat oplevert en wel binnen hetzelfde opschrift gestelde budget en voor de afgesproken deadlines, dan is het natuurlijk niet vreemd dat mensen ontevreden zijn wanneer je een of meer van deze drie doelstellingen niet realiseert.

Als schattingen gemiddelden zijn, is het statistische vanzelfsprekend dat er een niet te onderschatten deel van de projecten op een of meer van de grote drie (tijd, geld en de kwaliteit van het resultaat) mis gaat. Het niet goed begrijpen hoe onzekerheid werkt is de voornaamste reden waarom de klassieke projectmanagementtheorie regelmatig teleurstellende resultaten oplevert. De vraag is of projectmanagement te repareren is. Er zijn velen die stellen dat Agile Werken een oplossing is. Gedeeltlijk blijkt dit ook zo te zijn. In de softwareontwikkeling heeft zich een radicale Agile revolutie afgespeeld. Hoewel ook hier mislukkingen zijn, lijkt het in ieder geval een stuk beter te werken dan de klassieke methode. Is het mogelijk om iets van de zogenaamde Agile Mindset over te brengen naar de klassieke wereld? Ik denk het wel, want iedereen die ooit is ondergedompeld in Agile Denken zal op een andere manier naar de wereld van klassiek managen kijken.

Zelf vind ik een van de voornaamste aspecten van Agile Denken dat je de actualiteit in plaats van het plan in het middelpunt plaatst. Uiteraard zijn er ook nog andere belangrijke zaken, maar ik houd het nu even op deze. Wat betekent dit nu werkelijk? Want als je, klassiek gezien, een doel stelt dan doe je juist het tegenovergestelde. Je bent immers dan van plan om je doel te realiseren. Want dat hebben we geleerd, stel een doel en plan je weg naar dat doel. Werkt dat nu echt? Is dat nu echt wat er gebeurd? Ik betwijfel het, in mijn persoonlijke leven heb ik wel zoiets als doelen, maar als ik kijk naar wat ik dagelijks doe, is dat ik dat doel steeds aanpas aan de mogelijkheden die zich voordoen. Al slingerend bereik ik iets wat ik achteraf mijn doel noem. Maar dat is het bij aanvang nooit geweest. Die keren dat ik een plan maak is dat meer een poging om een gemaakte beslissing de rechtvaardigen. Voor het plan komt het streven! Ik doe het plan met een reden.

In de reden zit fix voor projectmanagement. Niet in de businesscase of in het doel van het project. De reden van het project bepaalt de richting. De reden van een CRM systeem is dat de organisatie zijn klanten goed te woord wil staan. De reden van een breder snelweg is de doorstroming te bevorderen. De reden van een nieuw automodel is om meer omzet en winst te draaien. De reden van een veranderingstraject is om beter op marktbewegingen te reageren. Het zou de reden van een project moeten zijn die we gebruiken om te sturen, niet de in het plan vastgelegde en SMART gemaakte doelstellingen. Steeds proberen we zo snel mogelijk vast te stellen of het gekozen pad aansluit bij de reden waarom we het project doen. Bij elke stap kiezen we of we de kosten en de inspanning kunnen dragen om uit te zoeken of de richting de juiste is. Budgetten worden veroorloofbare verliezen. Al slingerend zoeken we, om nog eens maar een klassieke term te gebuiken, naar de meest optimale prijs/kwaliteit verhouding. Dat is de manier waarop we de missie van ons project vervullen.