Wanneer je aan de gemiddelde projectmanager vraagt welke zaken belangrijk zijn bij het succesvol managen van een project dan is risicomanagement zeker een onderdeel van het antwoord. Een goede projectmanager identificeert, analyseert en beheerst de risico’s. Op die manier is de kans het grootst om de gestelde doelen te realiseren. Dat is de algemene veronderstelling. Een aantal observaties, ik laat even in het midden welke, triggerden mij om deze te onderzoeken. Ik kwam tot een onthutsende conclusie. Het traditionele aanleren van risico’s heeft desastreuze gevolgen voor de mentaliteit van de projectmanagers en daarmee ook voor de cultuur die er binnen de projectmanagementgemeenschap heerst.

We gaan uit van de veronderstelling dat risico’s te beheersen dan wel te voorkomen zijn. Daar is op zich niets mis mee. We kunnen oorzaken wegnemen, noodmaatregelen treffen, voor het geval dat. Allemaal dingen die je zeker moet doen. Een helm op de brommer, geen alcohol in het verkeer, niet appen in de auto, zeer nuttige risicomaatregelen. Het laatste wat ik wil is dat je stopt met voorzichtig te zijn. Echter de eenzijdige focus op het voorkomen van risico’s kan uiteindelijk leiden tot een wantrouwend beeld naar de toekomst. Omdat het zo belangrijk is binnen de projectmanagemengemeenschap en omdat ze er zoveel nadruk op leggen, lopen projectmanagers de kans dat zij daardoor een wantrouwende persoonlijkheidsstructuur ontwikkelen.

Kijk maar eens naar de reacties van projectmanagers op posts in je timeline op twitter of linkedin. Heel veel negativiteit. Heel veel statements hoe het beter moet! Ik ben veel projectmanagers tegengekomen die in een doorlopend gevecht met de omgeving zijn. Met de opdrachtgever, met resourcemanagers, met stakeholders, met het lijnmanagement en ga zo maar door. Is het je opgevallen dat de laatste tijd veel leden uit de projectmanagementgemeenschap met negatieve en ontkennende berichten komen over agile projecten? Waarom negatief, wat heb je te verliezen, vraag ik me dan af.

Ik heb in veel overleggen gezeten met projectmanagers en vaak is het een strijd van ‘wie het het beste weet, of waarom een bepaald iets niet werkt’. Het zijn toch vooral de projectmanagers zelf die een negatief beeld over hun collega’s hebben verspreid. Als ik bij een klant kom om een training voor projectmanagers te ontwerpen gaat het altijd over dat er iets ontbreekt en dat dat gefixt moet worden. Ook daar is het negatieve mensbeeld doorgedrongen. Terug naar risicomanagement, de grootte focus op het managen van risico’s activeert de ‘wantrouwende’ delen van ons brein overmatig, met als gevolg projectmanagers die in elke hoek een of meerdere risico’s zien. Dit is fout zowel voor onze projecten als dat het wreed is naar de mensen toe. Hoe lossen we dit op? Een eerste aanzet!

We omarmen onzekerheid en richten ons daar op in. We doen geen risicoanalyse meer, maar een van de onzekerheid die we hebben. Onzekerheid is het ontbreken van informatie, informatie krijg je door snel te testen of bepaalde aannames kloppen. Als je faalt doe het dan snel. Niet een mega-analyse met een nog grotere set aan maatrgelen. Neen, onzekerheid is als zwaartekracht, het is er altijd. De focus is niet op risico’s voorkomen, maar op informatie inwinnen en daarop reageren. Niet op inspelen, reageer snel op de kennis van het nu. De grootte zwakte van risicoanalyses is dat ze bol staan met aannames en dat wij mensen nu eenmaal de neiging hebben om foutieve aannames niet te corrigeren. Kom snel achter je ongelijk, het zijn niet de risico’s die je moet vrezen maar je eigen aannames over de toekomst.

Dit heeft uiteindelijk een positieve ontwikkeling op de persoonlijkheidstructuur van de mensen die in project samenwerken, een lerende persoonlijkheid in plaats van een wantrouwende!