Elk jaar, zo rond de overgang van het derde naar het vierde kwartaal begint een jaarlijks fenomeen dat een desastreus effect heeft op de wendbaarheid van een organisatie. Maar dat is nog niet eens het ergste! Want wat veel erger is, is dat het budgetteringsritueel leidt tot twee keer liegen. Ten eerste overdrijven de managers in de lagere echelons hun kosten om zo de onderhandelingen hoog in te zetten. Er worden potjes gecreëerd en verborgen in de budgetten. De hogere managers weten dit en zetten hun ‘ondergeschikten’ in de hiërarchie onder druk. Er zijn we organisatie waar dit proces maanden duurt. Ik vind dit echt verloren tijd.
Na de budgetrondes zitten we aan het eind van het jaar en moeten de eindejaarsgesprekken worden gevoerd, weer een maand verloren tijd. Allemaal tijd die we hadden kunnen gebruiken om na te denken hoe we waarde voor onze klanten kunnen leveren. De tweede keer liegen is gedurende het jaar zelf om de resultaten zodanig op te leuken dat het lijkt alsof we binnen het budget blijven.
Hoe stom kan je zijn?
Managers zijn, net zoals de meeste van ons, kuddedieren. Ze doen iets omdat het altijd zo is gedaan. Ze doen het omdat ze het op hun Business Schools hebben geleerd. Het budget heet een taakstellende begroting te zijn, prachtig, hoe bedenkt je het? Aan het eind van het jaar als er nog ‘budget’ over is, bedenken we zinloze projecten die er enkel toe dienen om niet het volgende jaar op het budget gekort te worden.
Dat is nog niet alles, de meeste mensen denken dat een budget hetzelfde als een ‘pot geld’ is. Hoe stom kun je zijn? Denk je dit werkelijk? Een budget is helemaal niks, het is een getal in een spreadsheet. In de meeste gevallen heb je als manager er helemaal geen invloed op, de salariskosten staan vast, de doorbelastingen ten gevolge van de kostenplaatsmethode is niet meer dan tijdverslindend boekhouden. Schuiven met spreadsheet cellen, wat een enorme armoede. Maar het is geen geld, het zijn getallen, waar de meeste managers nagenoeg geen invloed op hebben.
Echt geld staat op de bank van de organisatie en het is gebruikelijk om zo min mogelijk geld op de bank te hebben. Geld gebruik je om te investeren en budgetten zijn eigenlijk niet meer het juiste instrument om dat te ‘beheersen’.
Investeren is onzekerheid
Stel nu dat we budgetten afschaffen, wat zou er dan gebeuren. In ieder geval zou het tijdrovende en demotiverende proces rond budgetten afgelopen zijn. Dat is alvast winst.
We doen een schatting hoeveel we denken dat iets gaat kosten en hoeveel inspanning er nodig is. Hoe verder we van het moment van beslissen komen , des te onzekerder de schattingen zijn. Het is daarom onlogisch om te budgetteren, het is echter logisch om een voorspelling te maken en te kiezen voor een ‘Veroorloofbaar verlies’.
Elke maand voorspellen we, die voorspellingen worden steeds nauwkeuriger, omdat wanneer we aan het werk gaan, we meer informatie krijgen. Steeds weer maken de beslissers een keuze voor een volgend stadium. Niet eenmaal aan het begin een budget in beton gieten. Nee stap voor stap, increment na increment en daar heb je helemaal geen budget voor nodig.