Categorie archieven: Agile

Hoe repareren we #projectmanagement?

Geplaatst op door

Ik vind dat ons denken over projectmanagement radicaal moet veranderen omdat we anders niet goed in staat zijn om de enorme kansen die voor ons liggen het hoofd te bieden. De meeste auteurs over projectmanagement zijn het er over eens: voor een project bepaal je concrete doelstellingen en zorg je ervoor dat je een kwalitatief goed resultaat oplevert binnen tijd en budget. Het lijkt zo simpel, maar toch wringt er iets. Te vaak horen we dat projecten tegenvallen daar waar het gaat om het behalen van de doelstellingen. Dat heeft alles te maken met de verwachtingen die de standaard projectmanagementliteratuur wekt. Immers als het management van een project betekent dat je het afgesproken en van te voren op schrift gestelde resultaat oplevert en wel binnen hetzelfde opschrift gestelde budget en voor de afgesproken deadlines, dan is het natuurlijk niet vreemd dat mensen ontevreden zijn wanneer je een of meer van deze drie doelstellingen niet realiseert.

Als schattingen gemiddelden zijn, is het statistische vanzelfsprekend dat er een niet te onderschatten deel van de projecten op een of meer van de grote drie (tijd, geld en de kwaliteit van het resultaat) mis gaat. Het niet goed begrijpen hoe onzekerheid werkt is de voornaamste reden waarom de klassieke projectmanagementtheorie regelmatig teleurstellende resultaten oplevert. De vraag is of projectmanagement te repareren is. Er zijn velen die stellen dat Agile Werken een oplossing is. Gedeeltlijk blijkt dit ook zo te zijn. In de softwareontwikkeling heeft zich een radicale Agile revolutie afgespeeld. Hoewel ook hier mislukkingen zijn, lijkt het in ieder geval een stuk beter te werken dan de klassieke methode. Is het mogelijk om iets van de zogenaamde Agile Mindset over te brengen naar de klassieke wereld? Ik denk het wel, want iedereen die ooit is ondergedompeld in Agile Denken zal op een andere manier naar de wereld van klassiek managen kijken.

Zelf vind ik een van de voornaamste aspecten van Agile Denken dat je de actualiteit in plaats van het plan in het middelpunt plaatst. Uiteraard zijn er ook nog andere belangrijke zaken, maar ik houd het nu even op deze. Wat betekent dit nu werkelijk? Want als je, klassiek gezien, een doel stelt dan doe je juist het tegenovergestelde. Je bent immers dan van plan om je doel te realiseren. Want dat hebben we geleerd, stel een doel en plan je weg naar dat doel. Werkt dat nu echt? Is dat nu echt wat er gebeurd? Ik betwijfel het, in mijn persoonlijke leven heb ik wel zoiets als doelen, maar als ik kijk naar wat ik dagelijks doe, is dat ik dat doel steeds aanpas aan de mogelijkheden die zich voordoen. Al slingerend bereik ik iets wat ik achteraf mijn doel noem. Maar dat is het bij aanvang nooit geweest. Die keren dat ik een plan maak is dat meer een poging om een gemaakte beslissing de rechtvaardigen. Voor het plan komt het streven! Ik doe het plan met een reden.

In de reden zit fix voor projectmanagement. Niet in de businesscase of in het doel van het project. De reden van het project bepaalt de richting. De reden van een CRM systeem is dat de organisatie zijn klanten goed te woord wil staan. De reden van een breder snelweg is de doorstroming te bevorderen. De reden van een nieuw automodel is om meer omzet en winst te draaien. De reden van een veranderingstraject is om beter op marktbewegingen te reageren. Het zou de reden van een project moeten zijn die we gebruiken om te sturen, niet de in het plan vastgelegde en SMART gemaakte doelstellingen. Steeds proberen we zo snel mogelijk vast te stellen of het gekozen pad aansluit bij de reden waarom we het project doen. Bij elke stap kiezen we of we de kosten en de inspanning kunnen dragen om uit te zoeken of de richting de juiste is. Budgetten worden veroorloofbare verliezen. Al slingerend zoeken we, om nog eens maar een klassieke term te gebuiken, naar de meest optimale prijs/kwaliteit verhouding. Dat is de manier waarop we de missie van ons project vervullen.

#Agile heeft natuurlijk helemaal niets met agile te maken

Geplaatst op door

Een groep van ervaren projectmanagers zit bij elkaar en krijgt een uitleg over Agile. De groep is divers, de een doet ICT, de ander R&D, een paar zetten fabrieken neer, brown en green fields door elkaar. Ze luisteren aandachtig, zijn niet anti, zien het ook niet als een bedreiging en al helemaal niet onder de indruk.

Wat blijkt en dat is interessant, als zij de ruimte konden maken voor het vele overleg dat binnen Agile werken in de aanpak is verwerkt, als zij een dedicated team hadden gehad in plaats van medewerkers die die over vijf projecten werden uitgesmeerd, als zij niet verantwoordelijk waren voor een foute matrix, dan hadden zij het ook vele malen beter gedaan.

Terwijl ik naar hun argumenten luister, realiseer ik dat dit waar is. Die keren dat Agile echt werkt, heeft veel meer te maken met de randvoorwaarden die worden vervult dan dat het een aanpak zoals Scrum is, of dat we de waterval hebben gedempt. Ook als de directeuren van de organisatie een Agile Mindset hadden gehad en dienend leiderschap hadden getoond. Dan waren de meeste watervalprojecten succesvoller dan nu.

Wat blijkt? Dat Agile nu een argument geworden is om organisaties te veranderen. Niet Agile, maar een andere vorm van organisatie voeren de werkende factor is van wat we beogen te bereiken wanneer we een agile transitie ondergaan. Een andere cultuur dat is de werkende factor die het succes van Agile werken waarborgt, en niet agile raamwerken of certificaatjes.

Betekent dit nu dat we weer terug naar de waterval moeten gaan? Dat we de klassieke manier moeten omarmen? Nee, natuurlijk niet, niet terug maar vooruit en verder. Maar enige bescheidenheid zou de agile gemeenschap niet misstaan. Het kloppen op hun superieure borsten moet verstommen. Want bescheidenheid is ook een eigenschap van dienende leiders.

Wie #agile wil blijven die leest

Geplaatst op door

Wanneer je hersenen de beelden die op je netvlies vallen verwerken, vindt er een ingewikkeld proces plaats dat meer in een boek over het menselijk lichaam hoort dan in een korte blog over agile. In dat proces is er een moment dat je geheugen een belangrijke rol speelt. Het is namelijk niet goed mogelijk om iets te herkennen als je niet eerder hebt gezien. Wandel met een vogelaar in het bos en z/hij ziet oneindig veel meer vogels dan jou en mij. Dat komt omdat de vogelaar weet wat z/hij ziet. Zien is herkennen! Dit is hoe het menselijke brein werkt en dat heeft nogal wat gevolgen voor ons adaptieve vermogen. Je kunt alleen reageren op iets dat je herkend.

Wanneer de noodzaak bestaat om je aan te passen, dan zal je dat in de meeste situaties niet direct opmerken. Vaak moeten er meerdere signalen je hersenen binnendringen voor dat het muntje valt. Niet zelden is dat dan te laat. Daarom zeggen we ook dat je veel van je fouten kunt leren, fail-fast-learn-fast is onze lijfspreuk. Maar wat nu als er een manier is de noodzaak eerder te ontdekken, wat nu als we onze hersenen kunnen uitrusten met voldoende informatie om eerder te herkennen dat we ons moeten aanpassen? Dat zou mooi zijn. Wel ik heb goed nieuws voor je, dat kan. De klassieke oplossing was uitgebreide risicoanalyses en scenarioplanning en hoewel daar niets mis mee is, is dat niet waar ik op doel.

Als de noodzaak tot aanpassing afhankelijk van het herkennen van signalen is, dan is lezen de meest voor de hand liggende oefening om de hersenen te trainen. Ik lees alles wat los en wat vast zit, een dag niet gelezen is voor mij een dag niet geleefd. Ik lees geschiedenis, filosofie, verhalen op Blendle, globalisering, technologische trends, case studies, daarnaast luister ik naar de ervaring van anderen en sta toe dat zij mijn hersenen veranderen. Ik noem dat kennisalchemie, van lood intellectueel goud maken.

Dus wil je agile worden of blijven dan zou ik zeker als een bezetene gaan lezen en je hersenen vullen opdat zij vreemde situaties op tijd herkennen. Wie leest blijft Agile.