Van fase naar sprint en weer terug

Opdelen in fasen

Wanneer er veel onzekerheid is en we nog niet alles kunnen overzien, breken we de doorlooptijd op in fasen. De keuze tot faseren heeft geleid tot een model wat we Waterval zijn gaan noemen. We definiëren de eisen en de wensen, bedenken een oplossing, kopen in, bouwen, stellen in gebruik en dragen over. Een werkend resultaat leveren we pas aan het eind van het project op. Aan het begin maken we een globale planning en stellen we een projectbudget vast. We zijn ons ervan bewust dat hier de nodige onzekerheid bij aanwezig is. Per fase geven we het budget vrij aan de projectmanager en haar team. Aan het begin van elke nieuwe fase is er een go-nogo om te besluiten of verder gaan nog zinvol is. Zo houdt het hogere management de controle over het project.

Onzekerheid bepaalt

Als onzekerheid de bepalende factor voor de doorlooptijd van de verschillende fasen is dan maken we de fasen korter. Zo kan een fase een half jaar duren, een kwartaal, een maand, of twee weken. Je kunt zelfs zover gaan dat je, wanneer de onzekerheid heel groot is, dit standaard doet. Allemaal kleine fasen die twee weken duren. Aan het begin van elke twee-weken fase stellen we vast wat we gaan leveren en wie daarbij betrokken zijn. We hebben er voor gezorgd dat voor de volgende fase tijd, kosten en op te leveren kwaliteit goed voorspelbaar zijn.

Sprints

Deze korte fasen, met vaste lengtes noemen we SPRINTS. De sprint is een oplossing voor het eeuwenoude probleem van projecten die niet op tijd en tegen veel te hoge kosten iets leveren wat we nooit in aanvang bedoeld hebben. De sprint geeft ons de mogelijkheid om het resultaat aan te passen aan de behoefte die er op dat specifieke moment binnen een organisatie is.

Projectorganisatie

Een project bestaat uit mensen die dingen leveren. Een groot project is een organisatie waarin meerdere organisatie leveranciers en afdelingen worden aangestuurd. Je hebt een projectteam dat is opgedeeld in deelprojecten, de verschillende opgeleverde deelprojecten moet het projectteam onder leiding van de projectmanager integreren. Wat iedere ervaren projectmanager weet is dat het op de uitwisseling en overdrachtsmomenten mis kan gaan. Om dit te voorkomen is er een systeemintegrator nodig. Van oudsher is dat de projectmanager.

Zelfsturende teams

Op overdrachtsmomenten is er sprake van verspilling. Het ene deelproject wacht op een resultaat van een ander, kostbare tijd gaat verloren en de aansluiting is vaak ver te zoeken. Om daar een oplossing voor te vinden is men gaan samenwerken. Er ontstaan multidisciplinaire teams die geen deelresultaten meer leveren maar werkende resultaten. In de plaats van een sturende en integrerende projectmanager is er een faciliterende en belemmering verwijderende functionaris. Naarmate je ervoor zorgt dat deze teams voldoende kennis en kunde hebben om een werkbaar iets op te leveren krijg je een ZELFSTUREND team.

Agile

Voeg nu de SPRINT en ZELFSTURING bij elkaar en je hebt een wendbaar team dat onzekerheid zonder vrees tegemoet zal treden. Dat is Agile en of je het nu nog een project kunt noemen of een totaal andere samenwerkingsverband, daar zijn de meningen nog over verdeeld.

Projecten en andere dingen die niet bestaan

Wittgenstein en projectmanagement

Van de zeven stellingen die Wittgenstein bewees, heb ik de volgende vijf eruit gehaald en beloofd dat ik de laatste twee in deze blog zou toelichten:

  • De wereld is alles, wat het geval is.
  • Wat het het geval is, het feit, is het bestaan van connecties.
  • Het logische beeld van de feiten is de gedachte.
  • De gedachte is de zinvolle volzin.
  • Van dat, waarover niet kan worden gesproken, moet men zwijgen.

Mijn ervaringen bepalen hoe ik naar de wereld kijk. In zekere zin is alles wat ik waarneem niet meer dan een herinnering, ik herken dat wat ik al weet. Voor Wittgensteijn was er in zijn eerste boek waarin hij deze stellingen poneerde er een een-op-een relatie tussen de wereld en dat wat je in woorden kunt beschrijven. Een van de dingen die hij zei was: “De grenzen van mijn taal betekenen de grenzen van mijn wereld”. Dat wat je niet kunt zeggen en denken kan je ook niet waarnemen. Taal belemmert en taal verbreedt. Dat is het mooie en ook het gevaarlijke. Met woorden kunnen we schijnbare werkelijkheden scheppen en dat is nu net waar Wittgenstein voor waarschuwt in zijn laatste stelling. Er zijn dingen die misschien gezegd kunnen worden maar die totaal geen betekenis hebben. Laten we eens kijken.

Niet bestaande projecten

Ik ben al meer dan 35 jaar bezig met projectmanagement, maar ik heb nog nooit een project gezien. Ik heb gesproken met mensen die projectmanager zijn, met mensen die samenwerken en dat een project noemen, maar daar houdt het dan mee op. Projecten bestaan niet. Nu zul je je afvragen is dat nu belangrijk? Ik vind van wel. Er zijn twee mogelijkheden projecten bestaan of bestaan niet. Wanneer je zegt dat ze bestaan dan hebben ze eigenschappen. Zo zijn er succesvolle en minder succesvolle projecten, risicovolle en kansrijke projecten, belangrijke en minder belangrijke, etc. De lijst met eigenschappen is oneindig. Projecten kunnen ook falen.

Elke training over projectmanagement begint met een definities van projecten, en dat lukt ook aardig, er zelfs een grote concensus over: een project is een samenwerkingsverband met een begin en eind, een budget en voorafgesproken kwaliteit, of iets dergelijks. We zijn het er wel aardig over eens wat het is. Echter bestaat het? Ik betwijfel het. Laten we eens kijken naar dingen die bestaan zoals: een mens, een huis, een vork, een televisie. Probeer daar eens een definitie voor te geven. … Dat is moeilijk. Dingen die bestaan zijn eigenlijk niet goed te definiëren, daar is overigens helemaal geen behoefte aan omdat het dingen zijn die je kunt laten zien. Kijk hier loopt een mens, dit is een huis, hier ligt de vork en dit is een televisie. In zijn latere werk legt Wittgensteijn uit dat dit de manier is waarop we woorden leren. Iemand wijst het gewoon aan. Maar er zijn bepaalde dingen zoals bijvoorbeeld projecten die je niet aan kunt wijzen. Het enige wat we leren is wanneer we het woord project moeten zeggen, maar dat is slechts slim napraten van anderen.

Project Fiction

Praten over projecten is een vorm van science-fiction die ons wegleidt van waar het werkelijk om gaat. Wanneer we zeggen:

  • Dat een project op tijd klaar moet zijn, bedoelen we dat mensen het werk op tijd af moeten hebben.
  • Dat er een budget is, bedoelen we dat we niet meer dan dat bedrag mogen uitgeven.
  • Dat een project faalt, bedoelen we dat mensen hebben gefaald.

Spreken over een project alsof het bestaansrecht heeft verlegt de oorzaak van het falen naar iets wat niet bestaat en daarom berooft het ons van een werkelijke oplossing. Enkel en alleen omdat we die op een plaats zoeken die niet bestaat. Het is zinloos, elk antwoord is slechts een schijn. De vraag niet niet beantwoord kan worden kan men ook niet stellen. Want van dat, waarover niet kan worden gesproken, moet men zwijgen.

Geplaatst in PM

Wittgenstein voor projectmanagers

Wittgenstein

Nadat ik besloten had dat wiskundeleraar op een huishoudschool niet mijn ding was en al zeer vroeg een carriereswitch maakte, die me uiteindelijk achter dit scherm bracht, had ik een gesprek met Paul mijn eerste ‘echte’ manager. Hij zei: ‘Je zou Ludwig Wittgenstein moeten lezen’. Dat heb ik gedaan, het heeft me ongeveer dertig jaar gekost om een beetje te begrijpen wat de essentie van zijn filosofie was. Laten we eens lezen wat hij te zeggen heeft en kijken wat dit met projectmanagers te maken heeft. Hij schrijft: “wat gezegd kan worden, kan duidelijk worden gezegd; en van dat waarover niet kan worden gesproken moet men zwijgen.” Hij stelt dat veel, zo niet de meeste, problemen in de filosofie te maken hebben met een verkeerd begrip van hoe taal werkt. Ik durf de parallel te trekken met projecten, de meeste problemen bestaan alleen in zinnen en niet in realiteit.

De zeven proposities

Wittgenstein bewijst dan zeven stellingen waarvan ik er een aantal ga toepassen in relatie tot projectmanagement. Hier komen ze:

  • De wereld is alles, wat het geval is.
  • Wat het het geval is, het feit, is het bestaan van connecties.
  • Het logische beeld van de feiten is de gedachte.
  • De gedachte is de zinvolle volzin.
  • Van dat, waarover niet kan worden gesproken, moet men zwijgen.

Tussen de eerste vier en de laatste staan twee stellingen die ik heb weggelaten omdat die te technisch zijn, ik zal daar mogelijk wel wat tussenliggende stellingen uit citeren daar waar ze voor ons van belang zijn. Ook moet je je realiseren dat ik naar alle waarschijnlijkheid sommige stellingen anders zal interpreteren dan dat de Wittgenstein kenner doet. Maar ik troost me met de gedachte dan de meesten van hen het ook al niet met elkaar eens zijn.

De wereld

Je kunt je afvragen ‘wat het geval is’, want al die dingen vormen de wereld. Het eerste wat ik daarover wil zeggen. Is dat ‘de wereld’ natuurlijk niet echt bestaat. Ga maar na, waar denk je aan als je het over de wereld hebt? Denk je dan over de planeet die aarde heet? Of denk je over alle mensen die je kent? Nu even naar je project, wat bedoel je als je het hebt over de wereld van jouw project? Precies wat Wittgenstein zei, je denkt dan aan alles wat er aan de hand is. Niet meer.
Hier hebben we dan meteen het eerste probleem ter hand, want jouw wereld is niet mijn wereld. Die van de opdrachtgever is niet die van jou, die van jou niet van het teamlid dat nog op twee andere projecten gealloceerd is. Voor iedereen is er iets anders het geval.

De feiten

Wat is het geval? Dat zijn de feiten, maar pas op wat voor mij een feit is, hoeft voor jou nog niet zo te zijn. Dat is afhankelijk van jouw ervaring, van de herinneringen die jij hebt opgebouwd. Ik ga nu verder dan Wittgenstein, als ik hem goed begrijp, want de inzichten in wat werkelijk is, zijn natuurlijk geëvolueerd sinds hij dit schreef in 1918. Een feit is het bestaan van connecties, van verbanden die je legt met wat je hebt meegemaakt. We slepen allemaal ons verleden met ons mee. Overigens als dat voor iemand het geval is geweest dan is dat wel voor Wittgenstein (lees zijn biografie er maar eens over na).

Het logische beeld

Die ‘gevalletjes’ maken dat we ons een beeld van de wereld (werkelijkheid) vormen. Daar construeren we dan ons eigen logica op en dan denken we dat waar is. Ieder mens heeft zijn eigen waarheid. Velen jaren later zou Richard Rorty beargumenteren dat we de waarheid niet vinden maar uitvinden. Veel opinieleiders maken die stap niet, maar brengen hun mening naar voren als de best-practice. De Agile reformatie en natuurlijk de watervallers menen beiden het gelijk aan hun kant te hebben. Wat we vergeten is dat we een nieuwe waarheid aan het uitonderhandelen zijn. Een nieuw verhaal dat ons in staat stelt de wereld weer aan te kunnen.

Geduld

De laatste twee stellingen die komen in een volgende blog aan de orde.

Geplaatst in PM