De meeste medicijnen die artsen voorschrijven zijn zowel giftig als helend. Bij een complexe ziekte spreekt de arts er dan ook over ‘dat hij zijn patiënt moet inregelen‘, wat er op neerkomt dat hij gedurende enige tijd de dosering varieert en een combinatie met andere middelen uitprobeert. Je zou kunnen zeggen dat je voor elke patiënt maatwerk levert. Niet zelden zie je extra medicijnen, bijvoorbeeld maagzuurremmers, ten tonele verschijnen om de giftige effecten van het eigenlijke medicijn tegen te gaan. Soms zijn die medicijnen er niet. Zo is het bijvoorbeeld bekend dat je last van je gewrichten krijgt bij het gebruik van medicijnen tegen een te hoog cholesterol. Maar goed, je moet wat als je geen hartaanval wilt krijgen. Je vraagt je misschien af: “wat heeft dit met PRINCE2 te maken?”  Meer dan je denkt.

In de wereld van projecten is PRINCE2 een medicijn voor organisaties die lijden aan falende projecten. Het is niet het enige medicijn, in Nederland hebben we bijvoorbeeld ook nog ‘Projectmatig werken‘, ‘Projectmatig creëren‘ en natuurlijk SCRUM. Soms zie je, net als bij de arts  combinaties van deze organisatiemedicijnen. Zoals elk medicijn hebben deze methoden ook vervelende bijwerkingen, alleen bevatten ze geen bijsluiter. Ik ga me focussen op de bijwerkingen van PRINCE2 en wat deze met onze manier van projecten managen heeft gedaan. Ik wil je waarschuwen, want ik ben tot de conclusie gekomen dat het gif dat PRINCE2 achtergelaten heeft vele malen groter is dan ik me ooit gerealiseerd heb. Zelf heb ik het ‘medicijn’ slechts beperkt gebruikt – dat is het voordeel als je scepticus bent 😉 – maar het gaat me nog jaren duren om dit gif uit mijn denken te krijgen.

Hoe werken projectmanagementmethoden? Als er een ding is waar ik achter gekomen ben, is dat nagenoeg geen enkele methode een goed statistisch bewijs heeft dat de toepassing ervan leidt tot betere projecten. Dat geldt ook voor PRINCE2, er zijn natuurlijk wel onderzoeken gedaan die commercieel gebruikt worden door de verkopers van trainingen, maar er is evenzoveel bewijs dat de methode vaak niet werkte. Het principe van PRINCE2 dat je ‘de methode op maat moet maken‘ is vergelijkbaar met het inregelen, dat spreekt voor zich, maar dat neemt niet weg dat er toch ook een giftige werking van uit gaat. Laat me je vertellen hoe ik daar op kwam.

Enige tijd geleden sprak ik een ervaren en succesvolle projectmanager die ik begeleidde bij zijn IPMA B certificering. Om de uitkomst alvast te verklappen, hij is met vlag en wimpel geslaagd en de wereld heeft een nieuwe IPMA B projectmanager. We keken samen naar de instrumenten die hij gebruikte voor zijn project. Hoewel er een plan was en een businesscase, ontbrak een issueregister, een risicoregister en nog een heleboel zaken die we als normaal projectmanagement zijn gaan beschouwen. Mijn eerste gedachte was: ‘dat is dus toch niet zo goed gemanaged’. De projectresultaten waren echter uitmuntend, goed projectmanagement dus, mijn gevoel was fout. Diezelfde week had iemand op mijn LinkedIn timeline een opmerking geplaatst over de ‘starheid’ van de certificeringen. Ineens brak tot me door dat ik in mijn denken over projectmanagement ook een bepaalde starheid had ontwikkeld. Zoiets van geen risicoregister – dan ben je ook je project niet goed aan het managen. Noem het trainersdeformatie maar feitelijk is het niet anders dan de giftige werking die een methode heeft op de vrije geest.

Het PRINCE2 marketing systeem positioneert de methode als best practice. Wat denk je dat dit doet met de ‘zieke’? Slechts een ding, hij raakt overtuigd, er verandert iets in zijn denkbeelden, in de mentale modellen die hij hanteert om naar de wereld te kijken. Op een gegeven moment ziet hij alleen nog maar een tijdelijke organisatie die is opgezet met als doel één of meer zakelijke producten op te leveren volgens een overeengekomen Business Case (de definitie van een project volgens PRINCE2). Ik weet niet of je het realiseert maar dit is gewoon lariekoek, opgeschreven door mensen die geen flauwe notie hebben van communiceren. In de methode staan veel goede dingen die zonder twijfel hun waarde hebben. Echter, wanneer volgens het handboek de juiste vertaling van business case businesscase is en dat je benefits met benefits moet vertalen en niet met baten, dan betekent dat de taal die de patiënt spreekt een belangrijke contraindicatie is. Zij die geen goed Engels spreken moeten het medicijn niet gebruiken.

En zo hebben we:

1. Wijzigingsverzoek: een voorstel voor een wijziging van een baseline. Het is een type issue.
2. Baseline: referentieniveau ten opzichte waarvan een entiteit wordt bewaakt en beheerst.
3. PID: een logische verzameling documenten waarin alle relevante informatie wordt samengevoegd noodzakelijk om het project op een solide grondslag te starten en die wordt vervolgens gebruikt om iedereen te informeren die betrokken is bij het project.
4. Projectmaandaat: een extern product, opgesteld door de autoriteit die opdracht heeft gegeven voor het project en dat de trigger vormt voor Starting up a Project.

Ik laat het even voor wat het is, maar terwijl ik dit weer eens las bekroop me een gevoel van triestheid, maar ook medelijden met de mensen die wij trainers dit soort onzin hebben verteld. Nogmaals er zijn veel technieken in de methode die hun waarde hebben, maar die wegen niet op tegen de bijwerkingen van dit soort zinnen. 

Tot slot zal ik toelichten waarom deze formuleringen zo’n giftige werking hebben. Het heeft te maken met hoe al die formuleringen onze gedachten vormen. Het PID, is niet meer en minder dan alle gegevens die een beslisser nodig heeft om te besluiten of het de moeite waard is om een project te doen, krijgt de status van een heilig boek. Met als gevolg dat projectmanagers veel, heel veel tijd bezig zijn om een PID op te stellen. Jaren geleden kwam ik iemand tegen die dacht dat hij projectmanager was. Het enige wat hij deed was PID’s maken, voor sommige projecten duurde dat wel anderhalf jaar. Wat een verspilling van geld. Hij werkte bij een bank en het doet me deugd dat banken massaal afscheid aan het nemen zijn van deze onzin. 

De giftige werking van een methode zit in de mentale modellen die deze creëert. Dit is een natuurlijk mechanisme dat ons helpt een complexe wereld beter te begrijpen. De bijwerking is dat je alles wat niet binnen het model past niet meer ziet. Het ‘succes’ van PRINCE2 is toch vooral geweest in de mentale modellen die het heeft nagelaten. Wanneer je deze koppelt met de watervalaanpak, dan is deze dodelijk voor de meeste projecten die we in Nederland uitvoeren, het leidt tot een starheid die in deze tijd onwenselijk is. De medicijnen die we nu nodig hebben moeten ons wendbaar en mensgericht maken. De technocratische beheersing die PRINCE2 ons bood is niet meer van deze tijd.