Elk lid van een bouwteam is gericht op en werkt aan een goede samenwerking in het team (mijn parafrase van 5.3 B DG2020 van het platform Duurzaam Gebouwd). In dit onderdeel van de modelovereenkomst zien we weer zowel de houding (gericht op) als het gedrag (werkt aan) naar voren komen. Hoe werkt dit nu in de praktijk? Wat stimuleert nu wel de goede samenwerking en wat niet?

Het eerste wat ik hierover wil zeggen is dat samenwerking nooit het doel is, het is slechts een middel! We zitten niet in een bouwteam om goed samen te werken. We werken samen om het projectdoel te realiseren en we denken dat de bouwteamovereenkomst een belangrijke (juridische) succesfactor is om projectdoelen te realiseren. De valkuil waar we in kunnen lopen is dat we ons te veel gaan concentreren op de samenwerking. Het is niet de bedoeling dat bouwteambijeenkomsten het karakter van ‘relatietherapie’ krijgen. Onlangs zei iemand tegen me: “Hé John, we zijn dat in de bouw niet zo gewend.” Praten over de zachte aspecten past niet zo goed binnen de bouw. Bij elke verandering die je wilt realiseren, heb je te maken met de aanwezige cultuur.

Veel beter is het om mensen aan te spreken op hun gezonde verstand. Want de meeste van ons weten heel goed wat het is om samen te werken. Zij doen dat namelijk elke dag al in hun privéleven. Een belangrijke stelregel die ik altijd hanteer is dat wat in de privésfeer niet werkt werkt op de zaak ook niet!. Elk teamlid heeft zo zijn ervaring in het samenwerken met andere mensen en weet daarom wat wel en wat niet werkt. Een goede vraag tijdens een Project Start Up kan zijn: Denk eens aan een situatie (privé dan wel zakelijk) waarin je goed hebt samengewerkt. Hoe zag dat er uit en waarom werkte dat? Leg dan uit dat je dit doet omdat je wil dat alle wijsheid in het team gebruikt wordt om naast een goed projectresultaat ook nog een leuke tijd met elkaar te hebben.

Door voorzichtig te beginnen komt er een gesprek aan de gang dat je op zo’n natuurlijk mogelijke manier aan de gang moet houden. Denk even na, waar voer je de meeste gesprekken in de privésfeer? Juist, aan tafel, tijdens de koffie of in de kroeg. Dus ook in het bouwteam tijdens de pauzes en soms een keer met elkaar ergens een hapje eten en drinken. De rol van leidinggevenden moet je hier dan niet in onderschatten. Wanneer de verantwoordelijken van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer tijdens de pauzes het goede voorbeeld geven dan komt zo’n gesprek over de samenwerking vanzelf op gang.

Een dergelijke aanpak zal je versteld doen staan. De volgende keer ga ik wat dieper in op hoe je mensen op hun gedrag aanspreekt.

Elk lid van een bouwteam laat in houding en gedrag zien dat hij flexibel, proactief en transparant handelt. We lezen dit in de nieuwe modelovereenkomst (DG 2020) voor bouwteams van het platform Duurzaam Gebouwd. Dit is de droom van elke projectmanager. In deze blog wil ik nadenken over wat dit dan tijdens de bouwteamfase betekent. Want zeggen dat je flexibel, proactief en transparant moet handelen klinkt mooi, maar hoe doe je dat dan? Ik zal ook wat dieper in gaan op de houding die je jezelf moet aanmeten om überhaupt flexibel, proactief en transparant te zijn.

Je kunt alleen dan flexibel zijn, wanneer je jezelf iets minder serieus neemt. Twijfel eens aan je eigen standpunten en realiseer je dat wanneer je in een team met vijf mensen zit, vier anderen het bij elkaar beter weten dan jij in je eentje. Neem jezelf voor dat de meningen van de andere teamleden jouw mening kunnen verrijken. Dit is een keuze!

Proactief handelen betekent dat je de bereidheid hebt om tot actie over te gaan wanneer dingen niet zo lopen als je bij aanvang van de fase verwachtte. Het gaat hier om de spanning die je ervaart tussen hoe het ontwerp zich ontwikkelt en de belangen van jezelf of van een van de andere leden in het team. Bereidheid is dus net als flexibiliteit een keuze! Doordat je enige spanning ervaart, heb je de neiging om deze te onderdrukken, je wilt verder en denkt dat we er straks in de realisatiefase wel uitkomen. Maar dat is nu net niet de bedoeling. Mijn stelling is daarom: Beter nu een klein probleem, dan straks een groot!

Proactief en transparant zijn twee handen op een buik. De een heeft geen zin zonder de ander. Leg de spanning daarom snel op tafel, leg helder uit wat jouw bezwaren zijn, luister naar die van de andere leden en zoek een oplossing. Denk eraan dat wanneer anderen het niet met je eens zijn dit vaak komt omdat ze denken dat hun eigen belangen in het geding zijn. Daar moet je over praten. Hoe transparanter de partijen zijn, hoe meer informatie er op tafel ligt waardoor de kans op een oplossing vele malen groter wordt.

Dat er meer informatie en daarmee mogelijke oplossingsrichtingen op tafel komen te liggen, betekent dat jezelf open moet stellen – en dat is ook weer een keuze – voor andere oplossingen. Het gaat er niet om dat jouw ego-behoeften vervuld worden, het gaat erom dat het team met een goed ontwerp voor de realisatie van het projectkomt. Succes is daarom ook iets wat je met elkaar deelt.

De nieuwe modelovereenkomst (DG 2020) voor bouwteams van het platform Duurzaam Gebouwd kan zomaar een invloedrijke innovatie zijn in de wijze waarop wij projecten ontwerpen en uitvoeren. Dat heeft verschillende redenen waarvan naar mijn mening de paragraaf over ‘houding en gedrag’ mogelijk een van de belangrijkste is. Het komt niet vaak voor dat partijen er aan denken om ‘zachte’ aspecten mee te nemen in een ‘harde’ juridische overeenkomst. De DG 2020 doet dit wel. In deze blog laat ik mijn gedachten gaan over de zinsnede in 5.3 die luidt: ‘Elke Deelnemer, en namens hem de persoon die deelneemt in het Bouwteam, laat in houding en gedrag zien:’ , en dan volgt er een opsomming van een aantal gedragingen. Ik zal daar in volgende blogs verder op ingaan. Nu gaat het mij met name om de beide begrippen ‘houding’ en ‘gedrag’.

Gedrag is eenvoudiger te waarnemen dan houding. We zien wanneer deelnemers van een team vijandig op elkaar reageren, terwijl we niet direct weten of iemand een vijandige houding heeft. Wanneer we roddelen over andere teamleden dan moet er minstens één ander teamlid zijn die dat in de gaten heeft, roddelen is immers een activiteit waar je minstens twee mensen voor nodig hebt. Kortom, gedrag is iets waar je iemand op kunt aanspreken. Bij houding is dat veel minder het geval. Houding is iets wat in ons binnenste afspeelt. Ik kan niet weten wat jouw houding is, laat staan dat ik je er op zou kunnen aanspreken. Betekent dit nu dat de zinsnede in 5.3 van het model ingekort zou kunnen zijn dat ‘elke Deelnemer in gedrag laat zien:’? Dat denk ik niet, houding is wel degelijk iets waar we het over moeten hebben.

Iemands houding is het resultaat van enerzijds de persoonlijkheidsstructuur en anderzijds de ervaringen die men in het leven heeft opgedaan. Vergeet niet dat ervaring de persoonlijkheid beïnvloedt en dat het omgekeerde ook het geval is. Onlangs hoorde (eigenlijk las) ik iemand zeggen dat je niet aan een bouwteam moest beginnen als je daarvoor niet volwassen genoeg bent. Tja, zo ken ik er nog wel een paar, dat lijkt me niet de juiste manier om bouwteams succesvol te maken. De enige manier om volwassen te worden is om er aan te beginnen. Terug naar het elkaar aanspreken op houding en gedrag. Omdat het meest observeerbare van deze gedrag is, is dat het eerste aangrijpingspunt.

Iemand doet iets wat naar jouw gevoel de samenwerking niet ten goede komt. Maar wat is dat dan? Is dat niet dat iemand iets doet wat bij jou een zekere spanning oproept, waardoor jij niet jouw verantwoordelijkheid ten volle kan nemen? Of, misschien denk je dat dit spanning voor een ander teamlid oplevert. Om ervoor te zorgen dat jouw manier van aanspreken de samenwerking niet verder ondermijnt moet je het oordeel over de houding van de ander uitstellen. Niemand in het team is helderziend, je kunt de houding van de ander niet weten. Daarnaast is het aanspreken van iemand op een vermeende houding zeer veroordelend. Spreek daarom het gedrag aan en benoem de spanning.

Bijvoorbeeld: “Ik heb nu al een aantal keren aangeven dat ik me zorgen maak over de veiligheid van dit ontwerp. Tijdens de meetings staat dit altijd als laatste op de agenda waardoor ik onvoldoende tijd heb om mijn argumenten uit te leggen. Ik ben daardoor niet in staat om een goed veiligheidsplan voor de uitvoering te ontwikkelen.” Daarna vertel je wat je wilt en hoe het team dit kan oplossen. Als de andere leden daar niet in meegaan, dan stel je de vraag: “Maar wat is je bezwaar.” Luister dan oplettend, vat het bezwaar samen en vraag wat je kunt doen om het weg te nemen. Zorg dan dat je die bezwaren meeneemt in jouw voorstel. We noemen dit ‘in consent besluiten nemen’, dit te samen met het benoemen van de spanning zijn handige hulpmiddelen om met houding en gedrag in een bouwteam bezig te zijn.