Ik wil een pleidoooi houden om een positievere houding ten opzichte van projecten te hebben. We horen regelmatig berichten van projecten die mislukken. Er is altijd wel een onderzoek te vinden om aan te tonen dat er iets mis is.

Omdat goed nieuws geen nieuws is, horen we zelden over projecten die succesvol zijn. Terwijl het overgrote deel van de projecten succesvol zijn. Hierdoor schatten we de kans op succes systematisch te laag in(beschikbaarheidsheuristiek). Daar moeten we iets aan veranderen en ik denk dat we kunnen beginnen met het verbeteren van ons taalgebruik. Laat me uitleggen wat ik bedoel.

Hoe we het nu doen: we focussen onze aandacht om ervoor te zorgen dat we binnen tijd en budget blijven en dat we iets opleveren dat voldoet aan de verwachtingen. Bijna al onze aandacht gaat nu uit naar het voorkomen van uitloop, overschrijding en kwaliteitsdefecten. Aan het eind van het project moet er een formele acceptatie komen. We doen risicomanagement en proberen het risicoprofiel zo laag mogelijk te houden. Zie je hoe negatief dit allemaal klinkt.

Mijn voorstel is om woorden te gebruiken die ons richten op het positieve. Dat begint al bij aanvang, de rechtvaardiging vinden we in de baten. Baten hebben te maken met een visie die iemand heeft van de toekomst. Baten richten ons op de mogelijkheden, op wat kan. Het projectmanagement is het managen van kansen, het gedurende het project doorlopend op zoek te gaan naar mogelijkheden om een betere koop te realiseren. Niet kijken of de business case nog geldt, maar kijken of het sneller, goedkoper en beter kan. Niet focussen op het voorkomen van uitloop, maar op het realiseren van inloop en onderschrijdingen. Snap je waar ik naar toe wil.

Met een simpele verbetering van de woorden die we bereiken, maken we projecten nog succesvoller dan dat ze al zijn.

“De werkelijk oplossing ligt in het wezen van onzekerheid, niet in de beheersing daarvan, maar in een diepgaand begrip van die onzekerheid. Een oplossing die ik nu niet voorhanden heb, maar wel eentje waar ik naar wil zoeken en mijn steentje aan wil bijdragen.”

Met deze zin eindigde mijn blog op 11 augustus, want een weliswaar over gesimplificeerde kansberekening brengt ons op 12,5% kans dat een project niet minstens op één van de grote drie (tijd, geld en kwaliteit) de verwachtingen niet waar maakt. Op zoek naar een oplossing mijmer ik voort.

Ik ben op zoek naar een oplossing waar de individuele projectmanager wat mee kan, een die niet afhankelijk is van allerlei oplossingen in de omgeving van het project. Want dat is zoiets als: “We hebben de oplossing gevonden. Wat we gaan doen is we gaan het probleem oplossen.”

De projectmanager moet deze oplossing zelfstandig kunnen gebruiken!

Ik vermoed dat de oplossing ligt in een “diepgaand begrip” van de onzekerheid die er op een project is. Dat duidt op een leertraject, waarin de projectmanager zijn project zodanig inricht dat men dat unieke (misschien nog wel nooit eerder vertoonde) project gebruikt als een studieobject waarin men steeds op zoek is naar kennis over de aanwezige onzekerheid.

Ik denk dan niet in eerste instantie aan traditioneel risicomanagement, want daar gaat het er toch vooral over om risico’s te voorkomen. Nee, waar ik aan denk is juist om zoveel mogelijk onzekerheid te begrijpen. Als ik een schatting maak van de doorlooptijd van een bepaalde fase, welke veronderstellingen heb ik dan gemaakt en waarop zijn deze gebaseerd? Wanneer we dan bezig zijn met die fase, wat leren we dan over die veronderstellingen, welke zijn juist, welke zijn dan niet. Deze houding maakt ons wijzer en beter in ons vak. Veel meer dan de defensieve houding van het traditionele risicomanagement spelen we in op veranderende omstandigheden en stellen we onze aannames bij. Maar komen we wel bij elke bijstelling een stap dichten bij het eindresultaat.

Aan de buitenkant zien belanghebbenden een projectmanager en een team die weten waar ze mee bezig zijn. Een project waar uitvoerenden zich ten volle hebben gecommitteerd om het project al voltooiende te begrijpen. Dat kweekt vertrouwen en steun, een projectmanager die zich niet verschuilt achter hetzij grote woorden op grove misleiding, maar een die in alle nederigheid de onzekere toekomst tegemoet treedt.

We zijn er nog niet, maar daarvoor is er binnenkort natuurlijk wel weer een nieuwe blog;-)

Ik ga door met de gedachte die ik in mijn vorige blog begonnen bent. Mislukken er nu werkelijk zoveel projecten?

Over het algemeen zeggen we dat een project mislukt wanneer we over budget gaan, het langer duurt dan oorspronkelijk gepland en wanneer het uiteindelijk iets anders wordt dan we bij aanvang voor ogen hadden. De klassieke duivelsdriehoek: tijd, geld en kwaliteit. Over het algemeen zijn dat grote en risicovolle projecten, projecten die bij aanvang nog veel onzekerheid kennen.

Stel nu dat we zo’n risicovol project hebben, en stel nu dat we voor alle drie (tijd, geld en kwaliteit) 50% zekerheid hebben dat onze planning, budget en inschatting van de kwaliteit juist is. Iets wat bij een risicovol project nog helemaal niet zo slecht is. Hoeveel kans hebben we nu dat we binnen de duivelsdriehoek blijven?

Die kans is: 50% van (50% van 50%), kortom 12,5%

Dit geeft te denken. De breed gedragen opvatting dat goed projectmanagement binnen tijd en geld  kwaliteit oplevert, is dus op basis van deze berekening een niet te winnen wedstrijd. Vaak onbewust van de op kansberekening gebaseerde onmogelijkheid hebben we in de vorige eeuw daar van alles op gevonden, maar ligt de werkelijke oplossing nog verspreidt over al die verschillende oplossingen.

De werkelijke oplossing vinden we niet in: PRINCE2, Critical Chain, SCRUM, PMO’s, soft skills of andere door zelfverklaarde goeroes uitgevonden oplossingen. Ook een betere scheiding tussen projectmanager en opdrachtgever gaat ons niet de oplossing brengen.

De werkelijk oplossing ligt in het wezen van onzekerheid, niet in de beheersing daarvan, maar in een diepgaand begrip van die onzekerheid. Een oplossing die ik nu niet voorhanden heb, maar wel eentje waar ik naar wil zoeken en mijn steentje aan wil bijdragen.