In DG2020 5.3E lezen we dat elke deelnemer van het bouwteam in houding en gedrag laat zien dat hij proactief en tijdig zijn eigen fouten bespreekbaar maakt. Bij een snelle lezing lijkt het duidelijk te zijn wat de samenstellers voor ogen hebben, namelijk dat je ruiterlijk toegeeft wanneer je een vergissing hebt gemaakt en dan snel met de andere teamleden naar een oplossing gaat zoeken.

Maar ik ben geneigd om nog wat dieper te zoeken. Want hoe kan je proactief je fouten tijdig bespreekbaar maken? Vaak is het zo dat je pas realiseert dat je een fout hebt gemaakt wanneer de gevolgen zich manifesteren. Maar dat is bij een bouwproject veel te laat. Immers een ondeugdelijk ontwerp verhoogt de risico’s tijdens de realisatiefase. Vergeet niet dat de we in de bouwteamfase zitten, met als doel een ontwerp dat realiseerbaar is en we op zodanige wijze dat de opdrachtgever zijn doelen kan realiseren.

Meestal zien we pas na een tijdje in dat we iets fout hebben gedaan, we komen pas in actie wanneer de fout al gemaakt is. Omdat het nooit prettig is om dat toe te geven, aarzelen we in eerste instantie, allemaal begrijpelijk maar er gaat dan wel kostbare tijd verloren. Hoe langer we wachten des te moeilijker is om het toe te geven. Kortom niet geaarzeld, maar spreek. Toch is dit nog steeds reactief.

 Proactief zou betekenen dat we ons regelmatig afvragen of de door ons gekozen oplossing geen fouten bevatten. Ga dus in eerste instantie op zoek naar fouten in plaats van naar bevestiging dat een bepaalde oplossing de juiste is. Jouw oplossing is een aanname dat dit gaat werken, kijk naar (extreme) situaties waarin deze niet meer zou werken.

Laat je werk bekijken door een ander. Vraag of deze heel kritisch op zoek gaat naar fouten in jouw werk en luister dan heel goed naar wat deze persoon heeft te zeggen. Hoe  lastig dit ook is, het is vervelender wanneer de fouten er pas tijdens de realisatiefase uit komen. Vandaar het proactieve in dit artikel.

5.3F moet je dan ook altijd samen met 5.3E lezen, kijk maar: dat hij proactief, tijdig en welwillend zoekt naar oplossingen voor zijn eigen fouten alsmede fouten van andere deelnemers.

Deze twee zinnen zou je kunnen samenvatten in het volgende: Elke deelnemer zoekt actief naar mogelijk fouten die door het team zijn gemaakt, bespreekt deze en zoekt gezamenlijk naar een oplossing.

In DG2020 5.3 D lezen we dat deelnemers ‘discussiepunten met anderen bouwteamleden niet uit de weg gaan’. We weten dat het in een bouwteam allemaal draait om samenwerking, dat is echter iets anders dan dat we omwille van de lieve vrede alle verschillen onder het kleed moeten vegen. Integendeel soms is het goed dat we moeilijke punten op tafel leggen en de discussie aangaan. Belangrijk is dan wel om dit op een zo rationeel mogelijke manier te doen. Dat betekent goed beargumenteerd.

Als we <dit> doen dan gebeurt er <dat> en wel <hierom>.

Iemand anders kan daar een bezwaar tegen inbrengen, ook weer zo rationeel mogelijk:

Maar als we <dit> doen dan zou er ook nog <dat> kunnen gebeuren en wel <hierom >.

Je ziet dat ik gebruik maar van taalstructuren. De kracht daarvan is dat het bovenstaande formaat je dwingt op een rationele manier je argumenten naar voren te brengen. De discussie moet dan gaan over de beide <hierom>’s. Je discussieert dan niet over de oplossingen maar over de onderliggende principes. Het belangrijkste voordeel is dat de verschillende partijen elkaars overtuigingen en belangen dan beter leren kennen.

Hoe verleid je nu de ander om volgens dit patroon te antwoorden. Dat doe je door het een of meerdere keren stellen van de waarom-vraag. Net zolang totdat je het onderliggende principe te pakken hebt. Dat kan wetenschappelijke gegrond zijn, maar het kan ook een bepaalde regel zijn die binnen de organisatie van de ander van kracht is. Het is ook mogelijk dat dit te maken heeft met een persoonlijke waarde van de ander.

Zoek nu naar wegen om de bezwaren over en weer weg te nemen. Ik heb al in eerdere blogs verwezen naar consent-besluitvorming, waarin we de bezwaren over en weer gebruiken om de uiteindelijke oplossing te verreiken.

Paragraaf 5.3C van het nieuwe model DG2020 van het platform Duurzaam Gebouwd zegt: Deelnemers van het bouwteam laten in houding en gedrag zien dat zij oog hebben voor de bouwteamdoelstelling en de gerechtvaardigde belangen van de andere deelnemers. In vorige blogs heb ik het al over houding en gedrag gehad. Houding is deels een keuze en gedrag is dan het handelen naar die keuze. Gedrag is het zichtbare van de houding. Hoe kunnen we dan laten zien dat we ‘oog hebben voor de bouwteamdoelstelling’? Om die vraag te beantwoorden moeten we kijken wat die doelstelling dan eigenlijk is.

We vinden dit terug in het derde deel van DG2020: het uitwerken van het ontwerp, bestek, uitvoeringsplan, risicodossier en een nog een aantal andere producten. Kortom de basis voor een goede projectuitvoering, maar dan wel naast elkaar in plaats van tegenover elkaar. Tot zover de open deuren, nu de sleutel waarmee we deze openen.

Dat is ‘oog moet hebben op de gerechtvaardigde belangen van de andere deelnemers’. Broodnodig omdat we in de afgelopen decennia in de bouw als opdrachtgever en -nemer tegenover elkaar zijn komen te staan. Het wantrouwen overheerste en in plaats van medestanders voor een project zijn we tegenstanders van elkaar geworden. Dit vraagt inlevingsvermogen. Verdiep je in de ander en de vraag je af welke belangen de andere partij heeft. Hoe zou jij dan reageren?

Eerder schreef ik dat we ‘navigeren rondom spanning’. Wanneer je merkt dat de andere partij het niet eens is met een bepaalde oplossing, zie dit dan niet als weerstand maar als een mogelijkheid om de gemeenschappelijke oplossing te verbeteren. Ga op zoek naar het bezwaar dat aan de basis ligt van de weerstand. Je kunt bijvoorbeeld vragen:

• Wat gebeurt er wanneer we hier niets aan doen?
• Welke consequenties heeft dat voor jou?
• Wat kan ik doen om dit bezwaar weg te nemen?

Luister nu aandachtig naar wat de ander zegt. Zie het bezwaar als een geschenk om een bepaalde oplossing effectiever te maken. Soms maakt iemand zich zorgen en twijfelt of de oplossing wel de beste is. Het bezwaar is dan minder ernstig. In zo’n geval kan je de zorgen die iemand heeft meenemen als ‘acceptatiecriteria’ voor de uit te voeren oplossing. Door op deze manier samen te werken is er aandacht voor een ieders belang, dat legt een goede basis voor de samenwerking in het bouwteam en voor straks de uitvoering van het project.