Opdelen in fasen
Wanneer er veel onzekerheid is en we nog niet alles kunnen overzien, breken we de doorlooptijd op in fasen. De keuze tot faseren heeft geleid tot een model wat we Waterval zijn gaan noemen. We definiëren de eisen en de wensen, bedenken een oplossing, kopen in, bouwen, stellen in gebruik en dragen over. Een werkend resultaat leveren we pas aan het eind van het project op. Aan het begin maken we een globale planning en stellen we een projectbudget vast. We zijn ons ervan bewust dat hier de nodige onzekerheid bij aanwezig is. Per fase geven we het budget vrij aan de projectmanager en haar team. Aan het begin van elke nieuwe fase is er een go-nogo om te besluiten of verder gaan nog zinvol is. Zo houdt het hogere management de controle over het project.
Onzekerheid bepaalt
Als onzekerheid de bepalende factor voor de doorlooptijd van de verschillende fasen is dan maken we de fasen korter. Zo kan een fase een half jaar duren, een kwartaal, een maand, of twee weken. Je kunt zelfs zover gaan dat je, wanneer de onzekerheid heel groot is, dit standaard doet. Allemaal kleine fasen die twee weken duren. Aan het begin van elke twee-weken fase stellen we vast wat we gaan leveren en wie daarbij betrokken zijn. We hebben er voor gezorgd dat voor de volgende fase tijd, kosten en op te leveren kwaliteit goed voorspelbaar zijn.
Sprints
Deze korte fasen, met vaste lengtes noemen we SPRINTS. De sprint is een oplossing voor het eeuwenoude probleem van projecten die niet op tijd en tegen veel te hoge kosten iets leveren wat we nooit in aanvang bedoeld hebben. De sprint geeft ons de mogelijkheid om het resultaat aan te passen aan de behoefte die er op dat specifieke moment binnen een organisatie is.
Projectorganisatie
Een project bestaat uit mensen die dingen leveren. Een groot project is een organisatie waarin meerdere organisatie leveranciers en afdelingen worden aangestuurd. Je hebt een projectteam dat is opgedeeld in deelprojecten, de verschillende opgeleverde deelprojecten moet het projectteam onder leiding van de projectmanager integreren. Wat iedere ervaren projectmanager weet is dat het op de uitwisseling en overdrachtsmomenten mis kan gaan. Om dit te voorkomen is er een systeemintegrator nodig. Van oudsher is dat de projectmanager.
Zelfsturende teams
Op overdrachtsmomenten is er sprake van verspilling. Het ene deelproject wacht op een resultaat van een ander, kostbare tijd gaat verloren en de aansluiting is vaak ver te zoeken. Om daar een oplossing voor te vinden is men gaan samenwerken. Er ontstaan multidisciplinaire teams die geen deelresultaten meer leveren maar werkende resultaten. In de plaats van een sturende en integrerende projectmanager is er een faciliterende en belemmering verwijderende functionaris. Naarmate je ervoor zorgt dat deze teams voldoende kennis en kunde hebben om een werkbaar iets op te leveren krijg je een ZELFSTUREND team.
Agile
Voeg nu de SPRINT en ZELFSTURING bij elkaar en je hebt een wendbaar team dat onzekerheid zonder vrees tegemoet zal treden. Dat is Agile en of je het nu nog een project kunt noemen of een totaal andere samenwerkingsverband, daar zijn de meningen nog over verdeeld.