Harde en zachte vaardigheden voor projectmanagers. Een mythe ontrafelt.

In deze video laat ik mijn gedachten gaan over de harde en de zachte vaardigheden van projectmanagement.

Mijn eigen kanaal op youtube

Deze video is één van een reeks die ik in de komende maanden op mijn eigen kanaal op youtube ga publiceren.

Projectsucces en omgeving

Het is algemeen geaccepteerd dat de menselijke factoren een belangrijke bijdrage leveren aan projectsucces. Ervaren managers zul je horen beweren dat het vermogen van een projectmanager om juist met de zachte kant om te kunnen gaan, bepalend is voor het succes dat hij of zij boekt.

Is dit zo? Is de menselijke factor echt het voornaamste? Of …

Het is algemeen geaccepteerd dat best practices, zoals daar bijvoorbeeld zijn PRINCE2, SCRUM, een belangrijke bijdrage leveren aan projectsucces. Ervaren managers hoor je beweren dat door deze methoden projecten beter beheersbaar zijn.

Is dit zo? Zijn best practices belangrijk? Of …

Het wordt steeds belangrijker dat projectmanagers zich laten certificeren. Wie is er nog niet gecertificeerd als PRINCE2 practitioner, SCRUM master, IPMA of PMP? Opleiders hoor je beweren dat wanneer je de mensen certificeert de kans op projectsucces vele malen groter is.

Menselijke factoren, best practices, certificeren, is dat zo?

Ja, maar hoe belangrijk ook, het zijn niet de drie belangrijkste factoren voor projectsucces!

Er is een factor die we steeds over het hoofd zien, en dat is de omgeving waarbinnen een projectmanager en zijn team een project tot een succesvol einde moeten brengen. Projectsucces is veel meer afhankelijk van de omgeving dan van de man of vrouw die het moet leiden en de mensen die in het team aanwezig zijn. Projectsucces is een eigenschap van de cultuur van een organisatie.

Wanneer je mensen een methode opdringt moet je niet denken dat er dan meer beheersing is, wanneer je mensen dwingt zichzelf te ontwikkelen in de zachte vaardigheden dan moet je niet denken dat mensen meer projectsucces zullen hebben.

De omgeving, de wijze waarop machthebbende lijnmanagers besluiten nemen, prioriteiten veranderen, de instrumenten die je projectmanagers geeft, de overdadige rapportage eisen, de tijd die mensen naar hun werk moeten rijden, het ontbreken van een eigen werkplek, mobile telefoons die niet vergoed worden, het doorlopend reorganiseren, en ga zo maar een tijdje door.

Projectsucces dat is iets wat de omgeving doet en waar de projectmanager maar een heel klein en zijn team een beetje aandeel in heeft.

Vergeet risicomanagement

Het is een open deur dat wanneer je het hebt over mislukte projecten dat je dan voortaan het eerste met risicomanagement moet beginnen. Want een mislukking is een risico dat zich gemanifesteerd heeft. Een gelukt project is dus een project waar zich dat risico niet gemanifesteerd heeft. Zeggen dat je moet beginnen met risicomanagement is dus het zelfde als zeggen dat je een project niet moet laten mislukken.

Echter dat is een lege uitspraak waar je niets mee kunt. Daarom zeg ik, laat dat risicomanagement eerst even liggen.

We hebben met een fundamenteel fenomeen te maken: ONZEKERHEID

Het eerste wat we moeten realiseren, is dat dit zich niet laat managen. Elke projectmanager is opgevoed door de vakgemeenschap dat een risico een onzekere gebeurtenis is met een onzekere uitkomst. Onzekerheid in het kwadraat dus. Achteraf kan je zeggen dat je het had moeten voorzien, maar dat is nu juist een eigenschap van onzekerheid, dat kan je niet!

Oke, maar laissez-faire lijkt me nu ook niet de juiste oplossing, en dat beweer ik ook niet. Maar het punt dat ik wil maken, is dat het begint met het ontwikkelen van een diepgaand begrip van wat onzekerheid nu eigenlijk is. Ik heb het al vaker gezegd, maar je hebt ongeveer 50% kans dat je de deadline haalt en nog eens 50% kans dat je geen budget overschrijding hebt, kortom 25% kans dat je project niet mislukt op één van deze twee factoren.

Een van de grote problemen van de beleidsmakers van deze tijd, is dat ze onvoldoende begrip hebben van waarschijnlijkheidsberekeningen en keuzes maken, die zij, hadden ze dat begrip wel gehad, nooit zouden maken. Voorbeeld: ik ben 57 jaar, als ik mee doe aan het darmkankeronderzoek en de test is positief, dan heb ik 8% kans dat ik daadwerkelijk darmkanker heb. Als je deze kansberekening niet begrijpt, dan heeft welke vorm van risicoanalyse die je ook doet, geen zin.

Overigens ik houd geen pleidooi om niet aan dat onderzoek mee te doen, dat moet je helemaal zelf weten. Mijn pleidooi is: eerst kennis van onzekerheid dan pas onzekere besluiten nemen en dan pas risicomanagement.