Ik weet niet wie de eerste was die het bedacht, maar als er een straf zou bestaan voor stompzinnige organisatiemodellen, dan is de uitvinder van de matrix een van de hoofdverdachten. Zijn handlanger is degene die daarna voorstelde om binnen de matrix projectmanagement te gaan toepassen. Veel problemen komen door diezelfde matrix-organisatie en worden in stand gehouden door projectmanagers die de medewerkers van de verschillende afdelingen in een projectteam integreren.
Een matrixorganisatie is over het algemeen georganiseerd rondom een bepaalde expertise. We hebben een afdeling voor: marketing, juridische zaken, programmeurs, inkopers, ontwerpers, testers, architecten, verkopers, ga zo maar door. Onze klanten vragen om diensten en producten die alleen multidisciplinaire teams kunnen realiseren. Zo’twereafdeling marketeers spreekt een eigen taal, om maar niet te spreken van juristen, of wat dacht je van de inkopers. Als je met it’ers praat dan moet je van goede huize komen om hun vreemde afkortingen te begrijpen. Al die verschillende specialisten gaan daarna professionaliseren, apart in plaats van met elkaar. Deze professionalisering zorgt voor een kloof tussen hen en de uiteindelijke klant.
Want al die experts spreken hun eigen, van elkaar verschillende taal. Hun bazen bewaken de afdelingsgrenzen zorgvuldig. Uiteraard gaan de managers zich ook specialiseren, waarin in? In management! Wanneer je het ongeluk hebt dat er een manager is die niet goed begrijpt wat zijn mensen doen, dan zal deze zich meer op het proces dan op de inhoud richten. Dit werkt het vormen van afgesloten afdelingen (of inrichtingen) die maar moeizaam met elkaar communiceren. Dit is een bekend probleem van de matrix. Maar wat veel groter is en we vaak over het hoofd zien is dat er nergens meer de klant in beeld is. Nou ja, nergens meer marketing en sales die bedienen toch de klant.
Er komt een moment dat de samenwerking tussen de afdelingen niet meer vanzelf gaat en er een consultancy firma voorbij komt die je voorstelt om een projectmanagers in te huren. Of als er een opleidingsfirma voorbij komt dan zal het advies zijn dat je mensen tot projectmanager moet opleiden. Hier is allemaal niets mis mee, echter, projectmanagement is niet de oplossing voor de problemen die door de matrix organisatie zijn veroorzaakt. Het grote probleem is de samenstelling van de organisatie! Een veel betere oplossing dan projectmanagement is het verminderen van het aantal overdrachtsmomenten. Want de meeste van die momenten zijn verspilling.
Dat is een van de zaken die we binnen het agileparadigma hebben opgelost. We hebben de matrix op een bepaalde manier gekanteld. In plaats van verticaal top-down langs de macht, horizontaal langs een value-stream, die we zover opknippen dat een team van begin tot eind waardevolle service dan wel producten kan leveren. Kan je dit toepassen in een project? Ja dat kan, maar liever niet. Maar goed als projectmanager ga je niet over de wijze waarop een staande organisatie is ingericht en al helemaal niet over het opheffen van de matrix. Maar je kunt er wel iets mee.
Bij het ontwerpen van de projectorganisatie moet je deze niet onder verdelen in teams gecentreerd zijn rondom de vakinhoudelijke disciplines. Wat is de valuestream die jouw project oplevert en deel deze op in zaken waarvoor een klant bereidt is te betalen. Een klant betaalt niet voor een fundament, maar voor een huis waar hij in kan wonen. Hij betaalt ook niet voor een schets van de woonkamer, maar voor de woonkamer zelf. Vergeef me dat ik simplificeer. Zorg er voor dat de waterval niet in je projectorganisatie is terug te vinden. Daarnaast ga je ervoor zorgen dat de mensen bij elkaar zitten, als dat niet kan in ieder geval virtueel.
Al het overige, plannen, risico, etc. dat doe je zoals ik in de vorige blogs heb beschreven. Is dit te simplistisch? Ja dat is het! Is het agile? Neen dat is het niet. Je mag het wat mij betreft hybride noemen, maar als je mij een beetje kent dan weet je dat ik dat niet echt zie zitten. Wat is het dan, het is een poging om met de inzichten uit het agile paradigma naar dat van de beheersing te reizen.