Categorie archieven: PRINCE2

De projectmanager is dood, lang leve het project

Geplaatst op door

Er zijn twee schijnbare tegenstrijdige ontwikkelingen. Elke nu nog werkende projectmanager moet deze begrijpen omdat het zijn of haar professionele toekomst ingrijpend heeft veranderd. Het tragische is dat nog vele in ontkenning leven.

1) De eerste trend is dat grote organisaties massaal het aantal projectmanagers aan het reduceren zijn door op een andere, veel slimmere manier, te organiseren. Ik praat dan over minstens een halvering van het aantal projectmanagers. Door het slimmer organiseren en een meer geintegreerdere lijnorganisatie op te zetten, is er geen behoefte meer aan een bepaald type projectmanager. Je ziet dit overigens niet alleen in de IT, hoewel het daar wel is begonnen. Veel van die projectmanagers vinden hun weg naar de ZZP wereld en en zetten de tarieven daar verder onder druk. Met het risico dat er een moment komt dat dit niet echt aantrekkelijk meer is. Vroeg of laat zullen zij eieren voor hun geld kiezen.

Er zijn verschillende oorzaken voor deze trend. De belangrijkste is misschien wel de perceptie dat er veel projecten verkeerd gaan en het onvermogen van projectmanagers om de schuldvraag ergens anders dan bij henzelf te leggen, verbetert dit beeld niet echt. Veel opinieleiders hebben het mantra ‘het merendeeel van de projecten mislukt’  keer op keer herhaald. Ik hier regelmatig over gesproken en geblogd, tervergeefs, maar dat terzijde. Kan je je indenken wat senior managers doen wanneer zij dit keer op keer lezen en horen? Zij gaan zoeken naar oplossingen. Omdat wij in het Westen houden van de grote oplossingen en zochten we niet naar better-practices maar naar de Best Practice. Om de een of andere reden is dit PRINCE2 geworden. Zonder dat iemand dat ooit heeft bedoeld, is deze methode de oorzaak van oneindig veel projectmanagementleed. Door de mens te reduceren tot een rol met verantwoordelijkheden, is het een – alle aanpassingen ten spijt – verslindende processmachine geworden. Dit heeft het imago van de projectmanager ernstig geschaad.

Dit brengt me bij een volgende oorzaak en dat is de projectmanager die denkt iets te kunnen managen zonder dat hij weet waar het over gaat. We hebben ze allemaal wel eens gesproken. Mannen en soms ook vrouwen, maar toch voornamelijk mannen, die stellig vinden dat het volgen van het proces voldoende is. Die de inhoud minachten, die zeggen dat als je de juiste mensen – en dat kunnen zij dan kennelijk beoordelen – vindt, je elk project kunt managen. Beste lezer, soms werkt dit, maar meestal niet. Helemaal niet als je ego in de weg zit. Bij veel mannelijke projectmanagers is dit laatste overigens het geval. De klant, uw opdrachtgever wil iemand hebben die verstand van zaken heeft. Als hij deze gesprekspartner niet vindt, neem hem dan niet kwalijk dat hij u nu massaal dumpt. Als je een projectmanager zonder inhoudelijke kennis bent, dan is de basis onder jouw professionele toekomst al weg. Ik durf niet helemaal met zekerheid te zeggen of het vijf voor twaalf is, of dat de klok reeds geslagen heeft. In ieder geval zit hij er ergens tussen in.

Er zijn nog twee andere ontwikkelingen die hieraan bijdragen. Zo hebben we de toepassing van Agile en zelfsturende teams. Hoewel hier nog wel het nodige over is op te merken is het echter wel zo dat het aantal projectmanagers hierdoor ook sterk aan het dalen is. Mensen kunnen het gewoon zelf. Veel projectmanagers hebben zich al laten omscholen tot scrummaster of productowner, die hebben tijdig een nieuwe professie gevonden. Wat te denken over de PMO functie, die veel taken van de projectmanager over zal nemen.

Het is te verwachten dat het dalende aantal projectmanagers een trend is die zich zal voortzetten.

2) De tweede trend lijkt tegenstrijdig, echter is dat niet. De projectificering van de samenleving. Steeds meer zien we in dat we de uitdagingen die we in deze wereld hebben alleen kunnen oplossen door over de vakinhoudelijke disciplines heen kijken. We begrijpen dat we als organisaties moeten samenwerken om tot oplossingen en vernieuwing te komen. Multidisciplinaire teams zien we steeds vaker. Dergelijke teams werken samen, al dan niet in getimeboxte sprints, om een bepaald doel te realiseren. Noem het projectteam of een squad als je dat wilt, maar de verwachting is dat dit alleen maar zal toenemen. Als het ons lukt om echte zelfsturing te bereiken en het organisatorisch vacuüm dat ergens in het midden van de organisatie, waar het project de macht ontmoet, zal ontstaan te vullen, dan zullen we succesvoller zijn dan ooit te voren. Vooralsnog lijkt dit, gezien de enorme populariteit voor deze werkwijze, die kant op te gaan. 

Vroeger zeiden we dat de mens de belangrijkste factor van een project is. Maar wat bedoelen we daar nu mee? Een project is een samenwerkingsverband van individuen. Ik zei altijd een ‘project’ bestaat niet, de mensen echter wel. Er zijn mensen die samenwerken en dat verband een ‘project’ noemen. Project en projectteam zijn synoniemen, er is geen verschil. Of we deze manier van samenwerken in de toekomst nog project zullen noemen dat durf ik niet te zeggen, wat ik we denk is dat deze vorm van samenwerking naar alle waarschijnlijkheid zal blijven bestaan. Het is die interdisciplinaire samenwerking die ons mensen zo succesvol heeft gemaakt. Of we daarvoor projectmanagers nodig hebben, dat is echter nog een hele grote vraag.

Kortom: de projectmanager is dood, lang leve het project.

PRINCE2 gif of medicijn?

Geplaatst op door

De meeste medicijnen die artsen voorschrijven zijn zowel giftig als helend. Bij een complexe ziekte spreekt de arts er dan ook over ‘dat hij zijn patiënt moet inregelen‘, wat er op neerkomt dat hij gedurende enige tijd de dosering varieert en een combinatie met andere middelen uitprobeert. Je zou kunnen zeggen dat je voor elke patiënt maatwerk levert. Niet zelden zie je extra medicijnen, bijvoorbeeld maagzuurremmers, ten tonele verschijnen om de giftige effecten van het eigenlijke medicijn tegen te gaan. Soms zijn die medicijnen er niet. Zo is het bijvoorbeeld bekend dat je last van je gewrichten krijgt bij het gebruik van medicijnen tegen een te hoog cholesterol. Maar goed, je moet wat als je geen hartaanval wilt krijgen. Je vraagt je misschien af: “wat heeft dit met PRINCE2 te maken?”  Meer dan je denkt.

In de wereld van projecten is PRINCE2 een medicijn voor organisaties die lijden aan falende projecten. Het is niet het enige medicijn, in Nederland hebben we bijvoorbeeld ook nog ‘Projectmatig werken‘, ‘Projectmatig creëren‘ en natuurlijk SCRUM. Soms zie je, net als bij de arts  combinaties van deze organisatiemedicijnen. Zoals elk medicijn hebben deze methoden ook vervelende bijwerkingen, alleen bevatten ze geen bijsluiter. Ik ga me focussen op de bijwerkingen van PRINCE2 en wat deze met onze manier van projecten managen heeft gedaan. Ik wil je waarschuwen, want ik ben tot de conclusie gekomen dat het gif dat PRINCE2 achtergelaten heeft vele malen groter is dan ik me ooit gerealiseerd heb. Zelf heb ik het ‘medicijn’ slechts beperkt gebruikt – dat is het voordeel als je scepticus bent 😉 – maar het gaat me nog jaren duren om dit gif uit mijn denken te krijgen.

Hoe werken projectmanagementmethoden? Als er een ding is waar ik achter gekomen ben, is dat nagenoeg geen enkele methode een goed statistisch bewijs heeft dat de toepassing ervan leidt tot betere projecten. Dat geldt ook voor PRINCE2, er zijn natuurlijk wel onderzoeken gedaan die commercieel gebruikt worden door de verkopers van trainingen, maar er is evenzoveel bewijs dat de methode vaak niet werkte. Het principe van PRINCE2 dat je ‘de methode op maat moet maken‘ is vergelijkbaar met het inregelen, dat spreekt voor zich, maar dat neemt niet weg dat er toch ook een giftige werking van uit gaat. Laat me je vertellen hoe ik daar op kwam.

Enige tijd geleden sprak ik een ervaren en succesvolle projectmanager die ik begeleidde bij zijn IPMA B certificering. Om de uitkomst alvast te verklappen, hij is met vlag en wimpel geslaagd en de wereld heeft een nieuwe IPMA B projectmanager. We keken samen naar de instrumenten die hij gebruikte voor zijn project. Hoewel er een plan was en een businesscase, ontbrak een issueregister, een risicoregister en nog een heleboel zaken die we als normaal projectmanagement zijn gaan beschouwen. Mijn eerste gedachte was: ‘dat is dus toch niet zo goed gemanaged’. De projectresultaten waren echter uitmuntend, goed projectmanagement dus, mijn gevoel was fout. Diezelfde week had iemand op mijn LinkedIn timeline een opmerking geplaatst over de ‘starheid’ van de certificeringen. Ineens brak tot me door dat ik in mijn denken over projectmanagement ook een bepaalde starheid had ontwikkeld. Zoiets van geen risicoregister – dan ben je ook je project niet goed aan het managen. Noem het trainersdeformatie maar feitelijk is het niet anders dan de giftige werking die een methode heeft op de vrije geest.

Het PRINCE2 marketing systeem positioneert de methode als best practice. Wat denk je dat dit doet met de ‘zieke’? Slechts een ding, hij raakt overtuigd, er verandert iets in zijn denkbeelden, in de mentale modellen die hij hanteert om naar de wereld te kijken. Op een gegeven moment ziet hij alleen nog maar een tijdelijke organisatie die is opgezet met als doel één of meer zakelijke producten op te leveren volgens een overeengekomen Business Case (de definitie van een project volgens PRINCE2). Ik weet niet of je het realiseert maar dit is gewoon lariekoek, opgeschreven door mensen die geen flauwe notie hebben van communiceren. In de methode staan veel goede dingen die zonder twijfel hun waarde hebben. Echter, wanneer volgens het handboek de juiste vertaling van business case businesscase is en dat je benefits met benefits moet vertalen en niet met baten, dan betekent dat de taal die de patiënt spreekt een belangrijke contraindicatie is. Zij die geen goed Engels spreken moeten het medicijn niet gebruiken.

En zo hebben we:

  1. Wijzigingsverzoek: een voorstel voor een wijziging van een baseline. Het is een type issue.
  2. Baseline: referentieniveau ten opzichte waarvan een entiteit wordt bewaakt en beheerst.
  3. PID: een logische verzameling documenten waarin alle relevante informatie wordt samengevoegd noodzakelijk om het project op een solide grondslag te starten en die wordt vervolgens gebruikt om iedereen te informeren die betrokken is bij het project.
  4. Projectmaandaat: een extern product, opgesteld door de autoriteit die opdracht heeft gegeven voor het project en dat de trigger vormt voor Starting up a Project.

Ik laat het even voor wat het is, maar terwijl ik dit weer eens las bekroop me een gevoel van triestheid, maar ook medelijden met de mensen die wij trainers dit soort onzin hebben verteld. Nogmaals er zijn veel technieken in de methode die hun waarde hebben, maar die wegen niet op tegen de bijwerkingen van dit soort zinnen. 

Tot slot zal ik toelichten waarom deze formuleringen zo’n giftige werking hebben. Het heeft te maken met hoe al die formuleringen onze gedachten vormen. Het PID, is niet meer en minder dan alle gegevens die een beslisser nodig heeft om te besluiten of het de moeite waard is om een project te doen, krijgt de status van een heilig boek. Met als gevolg dat projectmanagers veel, heel veel tijd bezig zijn om een PID op te stellen. Jaren geleden kwam ik iemand tegen die dacht dat hij projectmanager was. Het enige wat hij deed was PID’s maken, voor sommige projecten duurde dat wel anderhalf jaar. Wat een verspilling van geld. Hij werkte bij een bank en het doet me deugd dat banken massaal afscheid aan het nemen zijn van deze onzin. 

De giftige werking van een methode zit in de mentale modellen die deze creëert. Dit is een natuurlijk mechanisme dat ons helpt een complexe wereld beter te begrijpen. De bijwerking is dat je alles wat niet binnen het model past niet meer ziet. Het ‘succes’ van PRINCE2 is toch vooral geweest in de mentale modellen die het heeft nagelaten. Wanneer je deze koppelt met de watervalaanpak, dan is deze dodelijk voor de meeste projecten die we in Nederland uitvoeren, het leidt tot een starheid die in deze tijd onwenselijk is. De medicijnen die we nu nodig hebben moeten ons wendbaar en mensgericht maken. De technocratische beheersing die PRINCE2 ons bood is niet meer van deze tijd.