Ik schrijf over de modelovereenkomst voor een bouwteam (DG2020). Er zijn twee artikelen waarin we lezen dat de opdrachtgever (6.1C) en de aannemer (8.2C) waarin heel duidelijk staat dat de deelnemers in het bouwteam van hun management voldoende mandaat moeten hebben om voortvarend besluiten te kunnen nemen. Dit vraagt nogal wat van zowel het senior management als van de werknemers van beide partijen.

Het senior management van opdrachtgever en -nemer kan dat alleen wanneer zij de door hun afgevaardigden moeten vertrouwen. Als zij dat niet doen en er bovenop willen zitten, doen zij eigenlijk iets dat in strijd is met de voorwaarden van de bouwteamovereenkomst die zij hebben gesloten. De mensen die je afvaardigt moeten besluiten kunnen nemen zonder dat zij daarvoor worden teruggefloten door een micro-managende senior manager. Alvorens je gaat bouwteamen is dat de toets, heb je dat vertrouwen niet, dan kan je er beter niet aan beginnen.

We zien vaak vertrouwen als een gevolg van opgebouwd krediet en maken het daarmee eenrichtingsverkeer. Als een medewerker zijn werk goed doet, dan krijgt hij vertrouwen van zijn managers. Maar in werkelijkheid is het veel complexer, vertrouwen is een circulaire relatie in plaats van een lineaire. Je kiest ervoor om je medewerkers te vertrouwen en daardoor gaan ze gemotiveerd aan het werk en leveren ze goed werk op. In het bouwteam gaat het om vertrouwen als een keuze!

Dat betekent overigens ook een verantwoordelijkheid voor de bouwteamleden zelf. De tijd en het geld dat ze besteden is niet van henzelf, het is dat van de organisatie waarvoor zij werken. In ruil daarvoor geven ze het beste van wat in hun mogelijkheden ligt. Dit vraagt om een zeer resultaatgerichte mentaliteit die het teambelang boven het eigenbelang stelt. Alleen dan kunnen ze het hun verleende mandaat vervullen.

In DG2020 5.3E lezen we dat elke deelnemer van het bouwteam in houding en gedrag laat zien dat hij proactief en tijdig zijn eigen fouten bespreekbaar maakt. Bij een snelle lezing lijkt het duidelijk te zijn wat de samenstellers voor ogen hebben, namelijk dat je ruiterlijk toegeeft wanneer je een vergissing hebt gemaakt en dan snel met de andere teamleden naar een oplossing gaat zoeken.

Maar ik ben geneigd om nog wat dieper te zoeken. Want hoe kan je proactief je fouten tijdig bespreekbaar maken? Vaak is het zo dat je pas realiseert dat je een fout hebt gemaakt wanneer de gevolgen zich manifesteren. Maar dat is bij een bouwproject veel te laat. Immers een ondeugdelijk ontwerp verhoogt de risico’s tijdens de realisatiefase. Vergeet niet dat de we in de bouwteamfase zitten, met als doel een ontwerp dat realiseerbaar is en we op zodanige wijze dat de opdrachtgever zijn doelen kan realiseren.

Meestal zien we pas na een tijdje in dat we iets fout hebben gedaan, we komen pas in actie wanneer de fout al gemaakt is. Omdat het nooit prettig is om dat toe te geven, aarzelen we in eerste instantie, allemaal begrijpelijk maar er gaat dan wel kostbare tijd verloren. Hoe langer we wachten des te moeilijker is om het toe te geven. Kortom niet geaarzeld, maar spreek. Toch is dit nog steeds reactief.

 Proactief zou betekenen dat we ons regelmatig afvragen of de door ons gekozen oplossing geen fouten bevatten. Ga dus in eerste instantie op zoek naar fouten in plaats van naar bevestiging dat een bepaalde oplossing de juiste is. Jouw oplossing is een aanname dat dit gaat werken, kijk naar (extreme) situaties waarin deze niet meer zou werken.

Laat je werk bekijken door een ander. Vraag of deze heel kritisch op zoek gaat naar fouten in jouw werk en luister dan heel goed naar wat deze persoon heeft te zeggen. Hoe  lastig dit ook is, het is vervelender wanneer de fouten er pas tijdens de realisatiefase uit komen. Vandaar het proactieve in dit artikel.

5.3F moet je dan ook altijd samen met 5.3E lezen, kijk maar: dat hij proactief, tijdig en welwillend zoekt naar oplossingen voor zijn eigen fouten alsmede fouten van andere deelnemers.

Deze twee zinnen zou je kunnen samenvatten in het volgende: Elke deelnemer zoekt actief naar mogelijk fouten die door het team zijn gemaakt, bespreekt deze en zoekt gezamenlijk naar een oplossing.

In DG2020 5.3 D lezen we dat deelnemers ‘discussiepunten met anderen bouwteamleden niet uit de weg gaan’. We weten dat het in een bouwteam allemaal draait om samenwerking, dat is echter iets anders dan dat we omwille van de lieve vrede alle verschillen onder het kleed moeten vegen. Integendeel soms is het goed dat we moeilijke punten op tafel leggen en de discussie aangaan. Belangrijk is dan wel om dit op een zo rationeel mogelijke manier te doen. Dat betekent goed beargumenteerd.

Als we <dit> doen dan gebeurt er <dat> en wel <hierom>.

Iemand anders kan daar een bezwaar tegen inbrengen, ook weer zo rationeel mogelijk:

Maar als we <dit> doen dan zou er ook nog <dat> kunnen gebeuren en wel <hierom >.

Je ziet dat ik gebruik maar van taalstructuren. De kracht daarvan is dat het bovenstaande formaat je dwingt op een rationele manier je argumenten naar voren te brengen. De discussie moet dan gaan over de beide <hierom>’s. Je discussieert dan niet over de oplossingen maar over de onderliggende principes. Het belangrijkste voordeel is dat de verschillende partijen elkaars overtuigingen en belangen dan beter leren kennen.

Hoe verleid je nu de ander om volgens dit patroon te antwoorden. Dat doe je door het een of meerdere keren stellen van de waarom-vraag. Net zolang totdat je het onderliggende principe te pakken hebt. Dat kan wetenschappelijke gegrond zijn, maar het kan ook een bepaalde regel zijn die binnen de organisatie van de ander van kracht is. Het is ook mogelijk dat dit te maken heeft met een persoonlijke waarde van de ander.

Zoek nu naar wegen om de bezwaren over en weer weg te nemen. Ik heb al in eerdere blogs verwezen naar consent-besluitvorming, waarin we de bezwaren over en weer gebruiken om de uiteindelijke oplossing te verreiken.