Weer een blog waarin ik me laat inspireren door de tau te tsjing, dit keer het 10de plankje.

Kun je je ziel altijd tegen afdwalen behoeden?

Dit is natuurlijk een retorische vraag waarop het antwoord enkel nee kan zijn. Toch lijkt het er wel eens op dat onze managers het tegendeel van ons verwachten. Elk jaar vindt er in onze organisaties een vreemd ritueel plaats. De eindejaarsgesprekken! Beide spelers zowel de manager als zijn “onderworpen” medewerker zien er tegen op, omdat de manager onvoldoende zicht heeft op het functioneren en de medewerker dat maar al te goed weet. Maar het moet nu eenmaal. De manager piekert zich suf in het vinden van zaken die verbetering behoeven, de medewerker doet zijn uiterste best om het grootste deel van zijn eigenbeeld in stand te houden. Einde van de rit, minder opslag dan gewenst en zaken waar de medewerker aan moet werken. Jaar op jaar gaat het vaak over hetzelfde en het gesprek vernietigt veel van de resterende motivatie.

Essentieel voor een leerproces is afdwalen, wie dat niet doet die zal nooit leren. Het eindejaarsgesprek zou zich moeten richten op het leerproces, niet op het afdwalen, niet op de ontwikkelpunten, maar op wat geleerd is. Niet op wat verbeteren moet, maar wat verbeterd is.

Kun jij het onvoorziene ontlopen en bedrijven, en vrij van fouten zijn?

Weer zo’n vraag waarop het antwoord enkel nee kan zijn. De meeste zogenaamde fouten die mensen maken, of tekortkomingen die ze hebben, liggen bijna nooit aan de mensen zelf, maar aan de omstandigheden waar ze nog geen raad mee weten. Aan wie ligt dat dan? Is het fair om iemand daarom zijn promotie te onthouden? In mijn overtuiging is er maar een reden om iemand al dan niet aan het einde van het jaar te belonen en dat is of iemand geleerd heeft van de omstandigheden. Dat is één ding we leren door vallen en opstaan, we leren door ervaring. Maar daar houdt het niet mee op, er is meer.

Kun je verlicht worden, en overal doordringen zonder kennis?

Met deze zin sluit dit hoofdstuk van de tau te tsjing. Gingen de vorige zinnen over handelen en de onvolkomenheid van een mens, deze spreekt over verlichting maar dan alleen met kennis. Want op deze vraag is ook maar een antwoord mogelijk: neen dat kun je niet. Kennis is de ervaring in woorden gevat, het is het vermogen om uit te leggen wat er gebeurd. Kennis kan van anderen komen, kennis kan uit je ervaring komen. Verlicht ben je wanneer je de essentie van die kennis doorgrondt. Dat doe je door te doen, te denken, te lezen en weer te doen. Net zolang totdat je begrijpt.

De wijzen hebben altijd al gebruikt gemaakt van lean principes. Deze blog gaat dieper in op wat we over lean kunnen leren in de tau te tsjing van de oosterse wijsgeer Lao Tze. We vinden deze bijvoorbeeld in het negende hoofdstuk (van mijn vertaling). Hier vinden we een aantal vormen van muda (verspilling):

Beter dan een tot de rand gevulde vaas te dragen, kun je haar aan zichzelf overlaten.

Verspil geen tijd en energie aan dingen die bij voorbaat gedoemd zijn te mislukken. Als je een tot de rand gevulde vaas verplaatst dan verlies je altijd inhoud. Je heb hier te maken met twee vormen van verspilling (muda):

• De energie die jij nodig hebt om de ‘vaas’ te verplaatsen.
• Het water dat onvermijdelijk over de rand klotst.

Er zijn situaties die je beter aan zichzelf kunt overlaten als je de verspilling tot een minimum wilt beperken. Vaak is het beter even te wachten om te kijken hoe de situatie zich ontwikkelt totdat je wel in staat bent om succesvol tot een oplossing te komen. Je verspilt dan niet de inspanning van het verplaatsten en het verlies van je bezit (het water in de vaas).

Een lemmet wetten en telkens met de hand beproeven, zal het niet lang scherp doen blijven.

Je kun overdrijven en tijd verspillen door steeds weer te testen of een bepaalde aanpak succesvol is. Soms moet je gewoon vertrouwen dat je actie afdoende is geweest. Er zijn veel organisaties die van het ene veranderingstraject naar het andere rollen (het lemmet wetten) en nooit tevreden zijn. Deze vorm van verspilling (mudda) is:

• Verbeteren zonder te gebruiken.

De grote inspanning van de vorige verandering gaat hierdoor verloren. Vaak is een kleine verandering al voldoende om je doel te bereiken. Dit is iets veel topmanagers niet goed begrijpen. Ze verspillen daardoor ook nog een andere vorm van energie, namelijk de motivatie van de medewerkers, door nooit tevreden te zijn met het resultaat van een verandering. Onder het mom van ‘we moeten ons aanpassen aan gewijzigde omstandigheden in de markt’ scherpt men het mes opnieuw met een nieuwe reorganisatie. Tegelijkertijd raken de medewerkers hun vertrouwen kwijt in het hoger management, die deze verspilling overigens niet bemerken.

Drie vormen van muda: inspanning, bezit en motivatie. Nu je ze kent, zorg dat je ze voorkomt.

Heb je mijn blog van gisteren gelezen? Dit is het vervolg, we lezen uit de tau te tsjing, van de oude oosterse wijsheid die ook nu nog voor ons projectmanagers relevant is. Een mooie gids naar het bereiken van best practice in project management. Ik pak de draad weer op, het achtste plankje leest:

In eigen woorden: heb vertrouwen; heersend: hou je aan de goede orde. Handeldrijvend: laat je zaken vlot verlopen. In beweging: grijp de kansen. Waar geen strijd is, is er ook geen schuld.

Woorden hebben een creërende kracht. Veel van wat je doorlopend zegt, ontwikkelt zich uiteindelijk als een zichzelf vervullende profetie. Daarom kan je beter je vertrouwen in de toekomst uitspreken. Ik heb eens een collega projectmanager gehad, die niets vertrouwde, overal zag hij risico’s of mensen die niet te vertrouwen waren. Ook in zijn privé leven had hij al de nodige rechtszaken achter zich. Toch was het duidelijk dat hij de meeste zaken naar zichzelf toetrok. Hij was geen slechte projectmanager, maar zeker geen goede en de beste zou hij sowieso niet worden.

Dit gaat niet over de gezonde proactieve houding die je moet hebben om problemen te voorkomen. Dit gaat over de woorden die je spreekt en het beeld van de wereld dat je daarmee op roept. Leiders behoren een beeld van vertrouwen in de toekomst te geven. Persoonlijk vind ik dat een van de problemen met politici die ons in de afgelopen decennia alleen maar angstbeelden hebben voorgeschoteld. De best practice die we hier benoemen is: schep een positief toekomstbeeld voor de mensen aan wie je leiding geeft.

Dit brengt ons direct bij de volgende best practice, die van het heersen. Het klinkt niet echt prettig in het gehoor, maar elke manager heerst op de een of andere manier. Management is een ander woord voor beheersing! Dus als projectmanager ben je een be-heerser, dat zit nu eenmaal in de taakbeschrijving. Houd je aan de goede order is het devies. Hier zie je weer het belang van goedheid. Orde scheppen is iets anders dan orders uitvaardigen, orde scheppen is structuur aanbrengen en duidelijkheid verstrekken. Dat is waar het om draait.

Ooit van het begrip “flow” gehoord? Dat is wat Lao Tze bedoelde dat je de zaken in het handeldrijven vlot moet laten verlopen. Hoe lean en agile kun je zijn? Handeldrijven is waarde toevoegen, verspilling vermijden en verwijderen. Kansen grijpen is inspelen op verandering. Best practice in projectmanagement is meer kansen nemen dan risico’s vermijden. Er is niets nieuws onder de zon, of in deze tijd. De wijze mens is altijd agile en lean geweest.

Tot slot, dit gaat niet vanzelf, er is altijd strijd. Veel mensen willen een makkelijk leven, waar alles vanzelf gaat. Immers als je geen strijd hebt, kan je geen fouten maken en wie geen fouten maakt zal nooit ervaren wat schuld is. Jammer want dan word je nooit de beste.