Ga de discussie aan

In DG2020 5.3 D lezen we dat deelnemers ‘discussiepunten met anderen bouwteamleden niet uit de weg gaan’. We weten dat het in een bouwteam allemaal draait om samenwerking, dat is echter iets anders dan dat we omwille van de lieve vrede alle verschillen onder het kleed moeten vegen. Integendeel soms is het goed dat we moeilijke punten op tafel leggen en de discussie aangaan. Belangrijk is dan wel om dit op een zo rationeel mogelijke manier te doen. Dat betekent goed beargumenteerd.

Als we <dit> doen dan gebeurt er <dat> en wel <hierom>.

Iemand anders kan daar een bezwaar tegen inbrengen, ook weer zo rationeel mogelijk:

Maar als we <dit> doen dan zou er ook nog <dat> kunnen gebeuren en wel <hierom >.

Je ziet dat ik gebruik maar van taalstructuren. De kracht daarvan is dat het bovenstaande formaat je dwingt op een rationele manier je argumenten naar voren te brengen. De discussie moet dan gaan over de beide <hierom>’s. Je discussieert dan niet over de oplossingen maar over de onderliggende principes. Het belangrijkste voordeel is dat de verschillende partijen elkaars overtuigingen en belangen dan beter leren kennen.

Hoe verleid je nu de ander om volgens dit patroon te antwoorden. Dat doe je door het een of meerdere keren stellen van de waarom-vraag. Net zolang totdat je het onderliggende principe te pakken hebt. Dat kan wetenschappelijke gegrond zijn, maar het kan ook een bepaalde regel zijn die binnen de organisatie van de ander van kracht is. Het is ook mogelijk dat dit te maken heeft met een persoonlijke waarde van de ander.

Zoek nu naar wegen om de bezwaren over en weer weg te nemen. Ik heb al in eerdere blogs verwezen naar consent-besluitvorming, waarin we de bezwaren over en weer gebruiken om de uiteindelijke oplossing te verreiken.

De bouwteamdoelstelling

Paragraaf 5.3C van het nieuwe model DG2020 van het platform Duurzaam Gebouwd zegt: Deelnemers van het bouwteam laten in houding en gedrag zien dat zij oog hebben voor de bouwteamdoelstelling en de gerechtvaardigde belangen van de andere deelnemers. In vorige blogs heb ik het al over houding en gedrag gehad. Houding is deels een keuze en gedrag is dan het handelen naar die keuze. Gedrag is het zichtbare van de houding. Hoe kunnen we dan laten zien dat we ‘oog hebben voor de bouwteamdoelstelling’? Om die vraag te beantwoorden moeten we kijken wat die doelstelling dan eigenlijk is.

We vinden dit terug in het derde deel van DG2020: het uitwerken van het ontwerp, bestek, uitvoeringsplan, risicodossier en een nog een aantal andere producten. Kortom de basis voor een goede projectuitvoering, maar dan wel naast elkaar in plaats van tegenover elkaar. Tot zover de open deuren, nu de sleutel waarmee we deze openen.

Dat is ‘oog moet hebben op de gerechtvaardigde belangen van de andere deelnemers’. Broodnodig omdat we in de afgelopen decennia in de bouw als opdrachtgever en -nemer tegenover elkaar zijn komen te staan. Het wantrouwen overheerste en in plaats van medestanders voor een project zijn we tegenstanders van elkaar geworden. Dit vraagt inlevingsvermogen. Verdiep je in de ander en de vraag je af welke belangen de andere partij heeft. Hoe zou jij dan reageren?

Eerder schreef ik dat we ‘navigeren rondom spanning’. Wanneer je merkt dat de andere partij het niet eens is met een bepaalde oplossing, zie dit dan niet als weerstand maar als een mogelijkheid om de gemeenschappelijke oplossing te verbeteren. Ga op zoek naar het bezwaar dat aan de basis ligt van de weerstand. Je kunt bijvoorbeeld vragen:

  • Wat gebeurt er wanneer we hier niets aan doen?
  • Welke consequenties heeft dat voor jou?
  • Wat kan ik doen om dit bezwaar weg te nemen?

Luister nu aandachtig naar wat de ander zegt. Zie het bezwaar als een geschenk om een bepaalde oplossing effectiever te maken. Soms maakt iemand zich zorgen en twijfelt of de oplossing wel de beste is. Het bezwaar is dan minder ernstig. In zo’n geval kan je de zorgen die iemand heeft meenemen als ‘acceptatiecriteria’ voor de uit te voeren oplossing. Door op deze manier samen te werken is er aandacht voor een ieders belang, dat legt een goede basis voor de samenwerking in het bouwteam en voor straks de uitvoering van het project.

De lagen van communicatief gedrag (in bouwteams)

In elke communicatie zijn er (volgens Schults von Thun) vier lagen te ontdekken. De meest voor de hand liggende is de inhoudelijke laag, het onderwerp waar het over gaat, dat wat iemand feitelijk aan het vertellen is. Maar tussen de regels door lekt er iets van de houding die de spreker heeft. We zien dan drie dieper liggende lagen: de relationele, appellerende en expressieve. Deze hebben te maken met hoe men de relatie ziet (onder versus boven), de reden waarom (het appel) men vindt dat de ander moet luisteren en tot slot hoeveel men van zichzelf laat zien (de expressie).

Zowel opdrachtgever als -nemer kan een ‘boven’ positie innemen. De opdrachtgever omdat deze immers de rekening betaalt, de opdrachtnemer omdat deze de meeste kennis en ervaring met dit soort projecten heeft. Hoe sterker we ons in een onder positie voelen hoe onprettiger dit is. Maar ‘onder’ of ‘boven’ is nooit absoluut, daarom moeten beide partijen op een gelijk niveau komen en veel meer naar ‘samen’ dan naar ‘onder’ of ‘boven’ streven. Dit bereik je het beste door dit regelmatig naar elkaar uit te spreken. Net zo als we elkaar aanspreken op veilig gedrag, moet we elkaar aanspreken op samenspreek (in plaats van tegenspraak).

De reden waarom (de appellerende laag) we dit doen is omdat we daar met de bouwteam overeenkomst bewust voor hebben gekozen. We kunnen dan wijzen naar het contract dat we samen hebben ondertekend. In het begin voelt dit misschien wat overdreven en ‘soft’, maar hoe vaker je het zegt (expressieve laag) en hoe vaker je het hoort hoe meer je het gaat geloven. De intentie wordt dan langzaamaan ook een onderdeel van onze houding. Die houding maakt dat we zowel in woord als in daad met elkaar samenwerken.