We zijn allemaal wel bekend met de plan-do-check-act cirkel. Hoewel die oorspronkelijk door Sheward is bedacht, is deze beter bekend als de Deming cirkel. De vier elementen hebben de volgende betekenis:
- PLAN heeft betrekking op het doel wat je jezelf stelt te behalen en ook de wijze waarop.
- DO heeft betrekking op het uitvoeren van dat plan.
- CHECK gaat over de toets of we ook werkelijk ons doel halen.
- ACT zorgt ervoor dat we op koers blijven en de verandering blijvend is.
De PDCA moedigt ons aan om de aandacht steeds op het gewenste doel te richten. In een project is het de beheerscyclus, in een afdeling is het ons steven naar continue verbetering. De PDCA kent een groot afnamegebied.
MAAR DIT IS NIET GENOEG – ER KOMT NOG IETS VOOR PDCA!
Het is een misvatting om te beginnen met een plan, er dan voor te gaan, de boel in de gaten te houden en leveren maar. Voor de PDCA komt nog iets anders. Er is een randvoorwaarde die te maken heeft met de stabiliteit van het proces dat je wilt veranderen. Zolang dat niet stabiel is, zal de PDCA niet goed werken. Het is vergelijkbaar met beter willen leren skiën op een piste die aan het dooien is. Dat gaat je dus niet lukken. Voordat we überhaupt iets kunnen verbeteren of vernieuwen moeten we stabiliseren. Dat doen we met een nieuwe cirkel, de zogenaamde standaardiseren-do-check-act cirkel.
Als er iets mis gaat dan vragen we ons af of het gebeurde omdat:
- We geen standaard hebben?
- We de standaard niet volgden?
- De standaard onvoldoende is?
Wanneer we een werkende standaard hebben en deze naleven, dan stabiliseert het proces zich. Pas dan en niet eerder kunnen we beginnen met het starten van een niet eindigende verbetercyclus. Dit heeft gevolgen voor de wijze waarop we met een nieuw steam starten. Elk team heeft een aanlooptijd nodig om te wennen, dat geldt voor een nieuwe afdeling, een agile squad of een projectteam. In het begin is het werkproces nog niet gestabiliseerd, die is het voornaamste doel van de leidinggevende rollen binnen een team. Dat geldt voor de lijnmanager, de squad leader en de projectmanager: stabiliseer het proces en gaan dan aan de slag.
Opmerking: Deze blog is geïnspireerd op het boek Gemma Kaizen van Masaaki Imai