Hoe gaan we #projectmanagement van de ondergang redden – deel 2: Leiderschap

Ben je projectmanager en denk je dat je door de projectificering van de samenleving nog nodig bent? Ik raad je aan om de vorige blog in deze reeks te lezen, want het is vijf voor twaalf. Denk je werkelijk dat er nog veel projectmanagers nodig zijn in de IT als de Lean/Agile wind door de organisaties waait, of wanneer zelfsturing uiteindelijk wel blijkt te werken. Vergeet het maar, meer dan ooit is er leiderschap nodig om de leden van de projectmanagementgemeenschap te beschermen.

De projectmanagementgemeenschap moeteen sterke leidende coalitie samenstellen

Ik wil dit zo positief mogelijk aanpakken. Maar ik moet eerlijk bekennen dat ik enige skepsis heb. Want projectmanagers zijn van huis uit risicobeheersende wezens. Wat nu nodig is, is een leiderschap dat risico’s gaat nemen om kansen te benutten en bedreigingen af te wenden. Wat voor leiders hebben we nodig? Leiders met een duidelijke agenda die ontdaan is van eigen belang. Dat eigen belang zou kunnen zijn, opdrachten uit je netwerk halen, de door de vereniging vergoede reisjes naar verre landen of de vergoeding voor allerlei andere activiteiten. Dat mag niet de reden zijn, zodra werken in de vereniging je brood wordt, dan denk ik niet dat je de leider bent die ik wil volgen.

Dat eigen belang kan ook psychologisch zijn, je behoefte aan invloed en macht. Dat is niet meer van deze tijd. De Lean/Agile/Zelfsturing beweging wil niet meer gemanaged worden, wil niet meer gemanipuleerd worden. Dat is voorbij, wij willen plezier, verdieping en contact met elkaar. De leidende coalitie moet een voorbeeldfunctie hebben. In hen moeten we een model om na te volgen zien. Geen betere projecten voor een betere wereld, maar betere mensen die samen een betere wereld gaan maken. Gepassioneerde mensen die nieuwsgierig zijn naar anderen, maar ook respectvol. Toen ik onlangs op een projectmanagement bijeenkomst was, kwam iemand met enige invloed in de gemeenschap naast mij lopen, sloeg zijn arm om mij heen en zei: “Hoe gaat het met deze slechterik?“. Ik had net een leuke lezing gegeven maar ik kan je vertellen dat mijn stemming hierna aardig verziekt was.  Dat is niet het leiderschap dat ik achterna ga. Het is het leiderschap dat projectmanagement de afgrond aan het duwen is. Het doet er even niet toe welke vereniging het was, ik ben lid van PMI, IPMA en de BPUG.

Sorry ik zou positief zijn, maar ik moest dit om therapeutische redenen van me afschrijven en daar was nu de gelegenheid toe.

Wat nu nodig is zijn uitgestrekte armen en een open geest. Als de drie genoemde verenigingen nu eens een enquête onder hun leden uit zouden zetten, ik denk dat je zo’n 2500 mensen bereikt, en daar vragen hoe deze leden de toekomst zien en welke vorm van leiderschap men zoekt. Wanneer nu eens uit elk van de verenigingen twee mensen naar voren komen, niet de bestaande besturen want die hebben zich gecommitteerd aan hun vereniging, maar mensen die we nog niet gehoord hebben, mensen die paradigma’s kunnen en durven te doorbreken. Als die mensen nu eens in een kring gaan zitten met de toekomst in het midden, als die nu eens aan de slag gaan. Wat zou daar niet voor een mooie visie uit kunnen ontstaan.

Hoe gaan we #projectmanagement van de ondergang redden – deel 1: Urgentie

Ik weet niet of je het je bewust bent maar projectmanagement staat onder druk en de gemeenschap heeft dat niet goed in de gaten. Hoewel zij roffelt op de trom van de projectificatie van de samenleving beseft zij niet dat wanneer zij niet meebeweegt met de ontwikkelingen van deze tijd zij haar langste tijd gehad heeft. Andere vakgebieden staan op het punt de traditionele projectmanager uit het zadel te stoten. Programmamanagers, productowners, scrummasters, projectondersteuners staan klaar om het stokje over te nemen. Dat dit niet ineens gaat is duidelijk maar als er niets gebeurt dan heeft projectmanagement zijn langste tijd gehad.

Kweek een gevoel voor urgentie

Is het eerste stadium van elke transformatie volgens John P. Kotter, een constatering die ik volledig ondersteun. Toen ik me bewust werd van de verandering die door Lean/Agile is ingezet, leidde dit tot een existentiële crisis. Daarom de voor projectmanagers verontrustende inleiding tot deze blog! Ik wil je wakker schudden en zeggen dat het vijf voor twaalf is. Elke verandering gaat gepaard met twee angsten, de angst om de transitie niet te overleven en de angst dat je niet in staat bent om de benodigde vaardigheden aan te leren. Ik ben bang dat veel leidende personen in de projectmanagementgemeenschap de ernst van de situatie nog niet inzien. Je ziet dit terug in het marchanderen met hybride vormen van agile projectmanagement en in het debunken van de agile manier van werken. Er zijn nog wat wanhopige pogingen om PRINCE2 te upgraden en agile daarin op te nemen, ook is er een heuse projectmanagementmethode door de EU bedacht en natuurlijk zijn er ISO standaarden voor programma- en portfoliomanagement. Laat ik de urgentie nog maar even wat opvoeren door te zeggen dat dit naar alle waarschijnlijkheid zinloze acties zijn.

Wie lopen er de grootste kans om overbodig te worden? Dit heeft allemaal te maken met hoe jij jezelf ziet. In welke mate is ‘projectmanager’ een onderdeel van je identiteit? Hoe bepaalt dit het zelfbeeld dat je in de loop van de jaren hebt opgebouwd? Hoe meer je daarin hebt geïnvesteerd en mee identificeert hoe riskanter het wordt. Het probleem van sterke eigenbeelden is, is dat je een heleboel veranderingen om je heen niet meer ziet. Je denkt dat dit voor eeuwig, of in ieder geval tot je pensioen zal duren. Vergeet het maar, ik ben trainer van beroep, maar ik weet dat door de Lean/Agile ontwikkeling deze rol grotendeels gaat verdwijnen omdat organisaties eindelijk lerende organisaties worden. Daarom noem ik mezelf geen trainer meer maar ‘kennisalchemist’ en ‘paradigmabreker’, twee rollen waarvan ik zeker ben dat ik daardoor waardevol voor anderen kan zijn en blijven. Het zijn ook rollen die veel dichter bij mijn identiteit liggen dan die van eens ‘projectmanagers’ en nu ‘trainer’.

Vanuit dit besef van urgentie dat ik probeer aan te kweken ga ik nog zeven vervolgblogs schrijven aan de hand van de acht stadia van veranderen die door John P. Kotter zijn beschreven. Dus na het kweken van urgentie, ga ik nadenken over hoe er binnen de projectgemeenschap een krachtige invloedrijke leidende coalitie geformeerd kan worden die projectmanagement van de ondergang gaat redden. Die coalitie zal een visie ontwikkelen deze communiceren en anderen in staat stellen ernaar te handelen. De coalitie zorgt voor korte termijn successen, consolideert daarop door nieuwe veranderingen te initiëren waardoor deze uiteindelijk worden geïnstitutionaliseerd.

 

Smijt #raci maar in de vuilnisbak

Elke projectmanagement cursus staat bol van acroniemen die aangeleerd worden door trainers die waarschijnlijk zelf nog nooit een echt project in handen hebben gehad. Want als je een goede projectmanager bent betekent dat niet direct dat je ook een goede trainer bent, en omgekeerd is een goede trainer over het algemeen geen goede projectmanager. Nu is daar niet zoveel mis mee als de trainer maar begrijpt waar hij het over heeft en niet net alsof doet. De uitdaging die we nu hebben is de vraag vanuit organisaties om diploma”s en certificeringen. Op die manier zorgen we ervoor dat de projectmanagers in ieder geval hetzelfde minimale niveau hebben, want meer is een diploma natuurlijk niet. Hier is ook helemaal niets mee. Tenminste wanneer je het als losse facetten in het ontwikkelen van projectmanagers beschouwt. Echter wanneer je het als een systeem ziet dan gaat er iets niet goed.

Geduld we gaan het ook nog hebben over #raci

Wat zegt een diploma? Dat je ooit een intellectuele prestatie hebt geleverd. Wat zegt een persoonscertificering? Dat je ooit hebt aangetoond dat je in een bepaald iets competent bent. Mooi toch. Ja, maar wat dacht je van het volgende en ik zoom nu even in op het diploma, een theorie-examen. Daarvoor moet je examentermen bedenken want anders kun je geen vragen maken. Die examentermen gaan een eigen leven leiden en omdat alle opleidingsinstituten graag hoge slagingspercentages willen gaan ze de deelnemers trainen voor de examens. Niet meer voor projectmanagement! Sommigen instituten zijn zelfs zo triest dat ze de kandidaten nabellen om te vragen welke vragen er op het examen waren om op die manier de volgende klas te trainen. Voor een van de meest afgenomen projectmanagementexamens zijn er speciale geheugentrainingen om alles voor het examen uit je hoofd te leren.

Uit je hoofd leren voor een examen is ronduit triest

Het komt er een beetje ongenuanceerd uit, maar als je dat doet, dan heb ik alleen maar medelijden met je. Het heeft totaal geen zin. Als je iets begrijpt dan hoef je het ook niet meer uit je hoofd te leren.

In die examentermen staan zonder twijfel ook de acroniemen RACI en dat is zo’n ding dat je wel uit je hoofd moet leren.

Lees hier als je meer over RACI wilt lezen

Weet je nog wat het betekent? De RACI tabel is een manier om aan te geven wie waarvoor verantwoordelijk is. De R betekent ‘responsible’ en de A betekent ‘accountable’ in het Nederlands is dat respectievelijk ‘verantwoordelijk’ en ‘aansprakelijk’. Nu zit daar wel een verschil in, maar gevoelsmatig ligt dit niet zover uit elkaar omdat degene die verantwoordelijk is (responsible) in de praktijk van alle dag ook ‘aansprakelijk’ is (accountable). Lekker verwarrend dus en omdat het verwarrend is begrijpen we het niet en daarom gaan we er examenvragen over stellen. Maar dan moeten we eerst de verwarring oplossen die er is tussen die twee woorden. Wel dat hebben we gedaan ‘responsible’ (verantwoordelijk) daar hebben we van gemaakt degene die het werk doet, en ‘accountable’ dat is degene die er eindverantwoordelijk voor is. Ik weet niet of je het nog begrijpt, ik in ieder geval niet meer, alleen ik weet wel precies wat ik moet vertellen om het uit te leggen zodat een ander het uit zijn hoofd kan leren. Nu zijn er slimmerikken die hebben de VURI tabel bedacht. Hier staat de V voor ‘verantwoordelijk’ en die komt overeen met de A van de RACI tabel die staat voor ‘accountable’ wat in het Nederlands ‘aansprakelijk’ betekent, de U staat voor ‘uitvoerend’ wat in de RACI tabel overeenkomt met de R die staat voor ‘responsible’ dat in het Nederlands ‘verantwoordelijk’ betekent. Snap je?

Nu gaan we de RACI tabel toepassen, wie is verantwoordelijk voor projectmanagement? Het lijkt me de projectmanager, dus in de RACI tabel zouden we dan bij projectmanagement een R moeten zetten. Het is niet goed wanneer iemand zowel een A als een R heeft. Kortom de A moet ergens anders naar toe, wie is aansprakelijk voor het projectmanagement … eh … het lijkt me in de dagelijkse gang van zaken dat dat de projectmanager is, als die er een zootje van maakt dan moet die met zijn billen bloot om op de blaren te zitten. Echter, wat hebben we verzonnen, dat moet dan logischer wijze een niveau hoger zijn en dan kom je bij de opdrachtgever uit. Nou laat ik je vertellen die denkt daar heel anders over.

Het grote probleem is dat we hier te maken hebben met taal en de betekenis van woorden verandert, en is vaak voor meerdere uitleg vatbaar. De RACI tabel is een draak van een ding en ik vraag me af of iemand hem ooit leest. Ik in ieder geval niet, maar ik ben ook niet een echte teamplayer ;-). Dus wat mij betreft in de prullebak dat ding. Ook al het idee dat je van te voren alles formeel kunt vastleggen, denk je echt dat je met je RACI tabel een beheersbare wereld creeert. Hallo …. wordt wakker.